Vorlagen, Formate und Makros in Word


Inhalt:


  1. WORD - Formate
  2. WORD - Vorlagen

  3. WORD - Makros

  4. WORD - Standard - Vorgang

  5. Exkurs: Dateitypen - Standard - Vorgang ändern

  6. WORD - Fehlermeldung beseitigen



Es gibt zwei Möglichkeiten mit einem Programm wie Word umzugehen. . . entweder man benutzt es für alltägliche

Im ersten Fall kommt es nur auf die Optik an und es ist vollkommen gleichgültig, wie der Aufbau einer Seite und das Schriftbild zustande kommen, der Brief wird gedruckt und fertig.

Beim nächsten Brief wird der letzte als Vorlage genommen und abgeändert. Das ist schnell und effektiv, wenn jedes Schriftstück mehr oder weniger ein Unikat ist und es im Zweifelsfall auf das gedruckte Wort ankommt. Die elektronische Formatierung eines Dokumentes spielt keine Rolle, da sie im Endeffekt nur der Optik dient und nichts weiter bewirken soll.

Sobald jedoch eine Textdatei in Serie gehen ( automatische, textgesteuerte Variation einer Standardvorlage ) oder selber eine solche Steuerung vornehmen soll, so muß - wie auch in HTML - streng zwischen dem eigentlichen Text und der darauf aufgesetzten Formatierung unterschieden werden.





WORD - Formate


Das Wort Formatvorlage bedeutet in Word etwas verwirrend einmal ein spezielles Textformat, einmal eine Seitenvorlage.

Darüber hinaus muß dann sehr genau auf die verschiedenen Aufgaben der Formatierung und ihren Einsatz geachtet werden: so kann z. B. die Formatierung [ Fett ] einerseits der Optik dienen, anderseits aber auch dazu benutzt werden, Worte in Fettdruck in einem weiteren Schritt ganz anders zu behandeln als die selben Worte in Normaldruck.

Benutzt man nun Fettdruck in einem Dokument in einigen Fällen zur optischen Darstellung, in anderen zur Maschinensteuerung, so kommt es zu Fehlern.

Deshalb:


Die Nummerierung von Überschriften erfolgt über Format / Überschriften numerieren bzw. Format / Formatvorlage / Bearbeiten / Format / Numerierung. Sie läßt sich sehr genau einstellen.



Tips: Mail - Dateianhänge





WORD - Vorlagen

[Dateiformat: xy.dot]


Eine Ansammlung von Formaten und Steuerungsbefehlen ( Makros ) kann als Vorlage dienen und wird von Word in einem dafür bestimmten Ordner als "Xyz.DOT" abgelegt; normalerweise in der

NORMAL.DOT.

Diese Datei dient als Grundlage für alle Dokumente mit dem Aufruf "Datei / Neu"
und befindet sich normalerweise im Verzeichnis


und kann auch auf einem anderen Rechner benutzt werden, wenn die Word - Versionen kompatibel sind.


Neue Normal.dot erstellen:

Wenn man mit dem Ergebnis nicht zufrieden ist, einfach mit Datei / Neu entweder ein Dokument in der alten "Ursprung.dot" öffnen, diese wieder in "Normal.dot" umbenennen ( die unerwünschte Normal.dot vorher löschen ) oder eine bessere zur "Normal.dot" umbenennen.

Wenn alles schiefgeht, die Normal.dot wieder löschen und Word durch Neustart wie oben beschrieben eine neue generieren lassen.


Solche Vorlagen sind teilweise nach oben ( Word 2 -> 2000 ) schrittweise kompatibel, d. h. niedrigere Versionen können häufig von der nächsthöheren Word - Version benutzt werden:


Gute, umfassende Vorlagen mit vielen Textformaten zur Auswahl sind in Word 6:

Bericht2.dot { Bericht },
Dissert1.dot { Dissertation },
Brosch1.dot { Broschüre, Flyer } 

- zu sehen unter Format / Formatvorlagen - Katalog.


Die einzelnen Textformate werden in Format / Formatvorlage angezeigt und können dort auch verändert werden.



NB: Manche Viren versuchen die Normal.dot zu infizieren; als Vorsichtsmaßnahme kann man diese durch Schreibschutz mit Paßwort ( Extras / Dokument schützen: Kennwort bzw. Extras / Optionen / Speichern: Kennwort ) sichern. Schreibschutz alleine genügt dazu nicht - dieser läßt sich aushebeln. ( Auch ein normales Dokument läßt sich so vor dem Zugriff Anderer sichern: der Schreibschutz schützt nur von dem eigenen Überschreiben. Dieses Passwort und soll kann ruhig einfach sein. Denn wenn man es vergißt. . . tja, dann. . . Pech. Das Öffnen eines geschützten Dokumentes im Text - Editor nützt nichts, da der Text durch das Paßwort verschlüsselt wurde. )


Alle vom Benutzer erstellten Autotext - Einträge, Formatvorlagen, Symbolleisten und Makros werden von Word automatisch in der normal.dot gespeichert. Sie hat ursprünglich eine Größe von etwa 28 kb, kann aber im Laufe der Zeit sehr groß werden. Sie wird von Word bei jedem Start geladen und bei jeder Veränderung erneut gespeichert. Wenn die normal.dot zu groß und unhandlich beim Speichern und Laden geworden ist, kann zumindest die alte normal.dot ausgelagert werden:



Tip:


   Hier gibt es weitere fertige Vorlagen - und einzelne Makros.






WORD - Makros


Exkurs:

Makros erstellen in Word 97:

Makros sind kleine oder größere Programme innerhalb von Word und anderen Office - Programmen, die immer wiederkehrende oder komplizierte Abläufe und Aufgaben automatisieren.

Sie lassen sich vom Anwender selbst erstellen oder aufzeichnen und nach dem Speichern bei Bedarf aufrufen.


  1. !GRUNDSÄTZLICH!

    Vor allen Veränderungen an Word die NORMAL.DOT aus

    C: \PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\VORLAGEN\NORMAL.DOT

    sichern    , d. h. packen und an eine sicheren Ort kopieren, möglichst auf eine Diskette, und diese dem PC entnehmen.

  2. Word wie üblich mit leerer Seite öffnen.

  3. Auf Extras / Makro / Makros: Erstellen gehen.

  4. Danach auf "Erstellen" klicken. Es öffnet sich der Visual - Basic - Editor, in dem das neue Makro standardmäßig unter dem Namen "NewMacros" angelegt worden ist.

  5. Das gewünschte Makro schreiben oder hineinkopieren

  6. Speichern und schließen ( jetzt ist die NORMAL.DOT bereits verändert )

  7. Auf Extras / Makro / Makros: Organisieren gehen.

  8. Word schließen und die nochmalige Änderung der NORMAL.DOT auf Anfrage bestätigen.

  9. Das Makro ist jetzt aktiv und befindet sich Abrufbereit in der Liste unter Extras / Makro / Makros und kann direkt von dort ausgeführt oder über Extras / Anpassen / Befehle / Makros / gesucht und in eine Word - Menüleiste integriert werden.

  10. Makros können unter Extras / Makro / Makros weiter bearbeitet und verändert oder auch gelöscht werden.


Das Aufzeichnen von mehreren aufeinanderfolgenden Befehlen und deren Zusammenfassen in einem neuen Makro über

Extras / Makro / Makros: Aufzeichnen

verläuft entsprechend.

Es ist häufig ein guter Einstieg, da einige Vorgänge dabei automatisiert werden; d. h. man zeichnet ein Makro grob auf und setzt danach mit "Bearbeiten" die gewünschten Eigenschaften ein. Siehe auch: Makro-Handler





Das Ergebnis könnte beispielhaft so aussehen:

Makro "Vollständigen Dokumentpfad in der Titelleiste anzeigen"



Sub Pfad_Anzeigen()
' Pfad_Anzeigen Makro

Sub AutoOpen()
ActiveWindow.Caption=ActiveDocument.fullname
End Sub



Das eigentliche Makro befindet sich in den Zeilen zwischen "Sub" und "End Sub".


Dieses Makro bewirkt übrigens, daß der vollständige Dateipfad des offenen Word - Dokumentes in der Titelleiste angezeigt wird. Das läßt sich anders nicht einstellen. Normalerweise steht in der Titelleiste eines Word-Fensters nur der Name der geöffneten Datei, der Pfad ist informativer. ( Tip: PC WeltSie verlassen diese Seiten )

ActiveWindow.ActivePane.View.Zoom.Percentage = 100

dagegen bewirkt, daß jede Seite in einer 100%- Ansicht geöffnet wird.

ActiveWindow.ActivePane.View.Zoom.PageFit = wdPageFitBestFit

auf Seitenbreite. Dieses läßt sich auch anders einstellen.


Weitere Makros sind hier zu finden und in der Sammlung.





WORD - Standard - Vorgang ändern


Ab Word 97 wird jedes im Windows Explorer neue geöffnete Dokument standardmäßig in einer eigenen Instanz von Word geöffnet.

Wer das nicht möchte, muß zu einem kleinen Umweg greifen:

  1. Im Windows Explorer 

    Ansicht / Ordneroptionen / Dateitypen     oder in Start / Einstellungen / Ordneroptionen / Dateitypen

    aktivieren

  2. Dort " Microsoft Word-Dokument" suchen und "Bearbeiten..." anklicken

  3. Dort "Öffnen" ( als "Standard" vorgegeben ) wiederum mit "Bearbeiten..." öffnen

  4. Dort ist in der Zeile "Anwendung für diesen Vorgang"

    "C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\WINWORD.EXE" /n oder /x

    eingetragen.

    Diesen Zusatz kann man löschen, so daß die Zeile dann heißt:

    "C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\WINWORD.EXE"


Danach öffnet automatisch nur noch eine Instanz von Word, und alle im Windows Explorer angeklickte Word - Dokumente werden in dem selben Fenster geöffnet.







Exkurs: Dateitypen - Standard - Vorgang ändern


Dateitypen festlegen und ändern für alle Anwendungen


Dateitypen und die dazugehörigen Anwendungen lassen sich generell in Windows im Windows Explorer in

Ansicht / Optionen / Dateitypen bzw. Extras / Ordneroptionen / Dateitypen

in weiten Bereichen beeinflussen und festlegen - wie zum Beispiel für HTML - Dateien und den Internet Explorer ( Einzelheiten dazu sind hier aufgeführt ).


Dort kann man auch sicherheitshalber ( ! ) die Standard - Routinen für .VBS - , .REG - und .JS - Dateien auf "Bearbeiten" setzen ( so sie überhaupt vorhanden sind ) und "Erweiterung immer anzeigen" sowie "Öffnen nach dem Download bestätigen" lassen ( ggf. auch "Schnellansicht aktivieren" ), das hilft in gewissem Maße gegen die automatische Ausführung von Viren - und gegen unbeabsichtigte Ausführung durch die Anwender. Diese Dateien nicht mit dem Editor verknüpfen, sie lassen sich nur sehr schlecht wieder zurückverlegen!

Beabsichtigt ausführen lassen sich solche Dateien dann immer noch über die rechte Maustaste, und auch sonst funktioniert das System einwandfrei. Hier lassen sich auch übrigens neue Icons ( Symbole zur Darstellung im Windows Explorer ) für die verschiedenen Dateitypen festlegen, oder die Dateitypen selber umbenennen.


   Festlegen lassen sich dort auch Anwendungen für völlig neue Dateitypen, die Windows bisher unbekannt waren. Falls man beispielsweise mit verschiedenen Packprogrammen arbeitet und bestimmte Dateien von einem bestimmten Packprogramm öffnen lassen will, kann man dazu den Dateityp "XZP" kreieren:

In Extras / Ordneroptionen / Dateitypen

"Neuer Typ" öffnen;


dort beispielsweise eintragen bzw. auswählen:


Jede Datei, die nun die Erweiterung "XZP" erhält, wird anschließend automatisch mit dem Programm "XZIP.exe" geöffnet.

Entfernen lassen sich diese Festlegungen am besten in der Registry, wo man in HKEY_CLASSES_ROOT nach der entsprechenden Datei - Endung sucht und sie löscht. Dort lassen sich auch leicht neue Dateitypen festlegen; darüber hinaus gibt es zur Bearbeitung der Dateitypen ( "File Types" ) bestimmte Programme, z. B. den File Types ManagerSie verlassen diese Seiten - wieder von NirSoftSie verlassen diese Seiten; oder - auch für Windows 7 - den ExtensionManagerSie verlassen diese Seiten. Auch hier gilt: Falls die Dateierweiterung sich nicht bearbeiten läßt, diese am einfachsten zuerst im Extension Manager selbst oder in der Registry löschen und dann neu aufbauen.

Es lassen sich im Extension Manager auch Dateien mit völlig neuen Endungen generieren, hier beispielsweise '.WIE' - Dateien, diesen ein Programm zuordnen, wie beispielsweise "C:\Windows\System32\notepad.exe", und mit einem eigenen Symbol versehen. Auf diese Weise könnten im Texteditor Informationen zu Programmen und Ordnern erstellt werden, die auf Anhieb von anderen Textdateien zu unterscheiden sind.

In Windows 7 lassen sich diese Verknüpfungen auch in der Systemsteuerung zuordnen und bearbeiten, unter

Systemsteuerung \ Alle Systemsteuerungselemente \ Standardprogramme \ Dateizuordnungen festlegen



   Einige Dateien, wie beispielsweise Batch - oder Stapelverarbeitungsdateien ( .BAT - Dateien ) in Windows XP, haben in "Eigenschaften" unter der rechten Maustaste keinen Eintrag "Öffnen mit" und / oder erscheinen auch nicht in den Ordneroptionen.

Man kann versuchen, diese Dateiendung als "Neuer Typ" festzulegen; dann erscheint eine entsprechende Warnmeldung ("Erweiterung wird bereits verwendet"). Diese mit "Nein" abbrechen (!), "Erweitert" öffnen und die bisherige Verknüpfung ( "Stapelverarbeitungsdatei für MSDOS" ) bestätigen. Damit ist sie als Dateityp sichtbar - bis zu nächsten Mal.

Nun kann sie bearbeitet werden: Nicht "Ändern" ( wenn man doch ein falsches Programm ausgewählt hat, "Wiederherstellen" anklicken ), sondern evtl. in "Erweitert" beispielsweise "Edit" auf "Standard" setzen, um unbeabsichtigtes Auslösen zu unterbinden.



   Um in "Eigenschaften" den Eintrag "Öffnen mit" zu erzeugen, ist ein Eingriff in die Registry notwendig. ( Tip: PC WissenSie verlassen diese Seiten )




NB: Man kann auch direkt in der jeweiligen Datei über die rechte Maustaste oder  [ Alt ] + [ Enter ]  in den "Eigenschaften" Informationen über deren Typ und Anwendung erhalten - ohne sie öffnen zu müssen.




   Neue Anwendungen für ausgewählte Dateitypen im Kontextmenü unter der rechten Maustaste - übrigens auch für den Dateityp "Laufwerke" - können in "Extras / Ordneroptionen / Dateitypen / Bearbeiten / Neu" bestimmt werden. Unter "Vorgang" einen beliebigen Namen eintragen, dann unter "Anwendung" das entsprechende Programm suchen und festlegen.






WORD - Fehlermeldung beim Aufruf von Dokumenten beseitigen


Wenn Word 97 den Aufruf eines Word - Dokumentes aus C:\Eigene Dateien mit der Fehlermeldung:

"Word kann das Dokument 'C:\Eigene.doc' nicht öffnen. . ."

quittiert, dann muß der Pfad für die WINWORD.EXE ( Ausführungsdatei für Word ) in der Registry neu eingetragen werden.

Dazu:

  1.  Die Normal.dot sichern

  2. Den Pfad der WINWORD.EXE finden und kopieren. ( Regulär: C:\Programme\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE ).

  3. Start / Ausführen öffnen. In das nun erscheinende "Öffnen" - Feld:

    "C:\Programme\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE" /unregserver

    eintragen. Den ( korrekten ) Pfad für die WINWORD.EXE in Anführungszeichen setzen. Den Vorgang mit  [ Enter ]  bestätigen.

  4. Nun in das Feld

    "C:\Programme\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE" /regserver

    eintragen und wieder mit  [ Enter ]  bestätigen.

( Tip: PC - MagazinSie verlassen diese Seiten )


Achtung: Die Normal.dot wird daraufhin neu gespeichert, es müssen deshalb u. a. alle Einstellungen unter Extras / Optionen neu vorgenommen werden. Die alte Normal.dot also besser vorher sichern und anschließend zurückkopieren.


NB: In Windows XP lautet der Registrierbefehl zum Beispiel regsvr32 %windir%\System32\pcwDirSize.DLL, der Un-Registrierbefehl regsvr32 -u %windir%\System32\pcwDirSize.DLL

( Tip: PC - Magazin: XP pcwDirSizeSie verlassen diese Seiten ) .






Mehr zu:

MICROSOFT® Word I
und
MICROSOFT® Word II




Ergänzt: 07/2010




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© 1999 Jürgen Hinrichs
http://erleuchtet.kilu.de/hilfe/index-g.htm



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