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TIPS FÜR DEN
UMGANG MIT WORD
( Alles, was Sie über Word wissen wollen, aber bisher nicht zu fragen wagten )
I

Tip 1     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Vor dem ersten Dokument

1. In Extras / Optionen sollten folgende individuellen Anpassungen vorgenommen werden:
   
   • Benutzer - Info: Name, Adresse etc. ; diese Angaben werden automatisch in Datei / Datei - Info eingetragen; wichtig in allen diesbezüglichen Word - Automatismen und vor allem bei der Generierung von HTML - Dokumenten; die automatische Anfrage läßt sich in "Speichern" festlegen.
     
     
   • Dateiablage: Wo soll Word die erstellten Dokumente automatisch abspeichern?
     
     
   • Allgemein / Liste der zuletzt benutzten Dateien: Erzeugt die Dateiliste der zuletzt bearbeiteten Dokumente unten im Menü "Datei"  - die Zahl von 7 Einträgen ist meistens in Ordnung.
     
     
   • Rechtschreibung: Hier werden Wörterbücher und Modalitäten festgelegt. Auf jeden Fall in "Benutzerwörterbücher" BENUTZER.DIC angeben und aktivieren, alternativ oder zusätzlich zu anderen gewünschten.
     
     
   • Speichern: Dort "Schnellspeicherung zulassen" ( Speicherung im Hintergrund zulassen )
     
     aktivieren und bei "Automatisches Speichern ( AutoWiederherstellen - Info ) alle _ Minuten"   1   Minute eintragen; das ist bei heutigen Systemen vertretbar. Wichtig ist
     
     Automatische Anfrage für Speicherung von normal. dot; evtl. auch
     
     Automatische Anfrage für Datei - Info ( Eigenschaften ) aktivieren
     
     
   • Ansicht: Die sogenannten "Nichtdruckbare Zeichen" ( "Formatierungszeichen" ) anzeigen lassen ( und zwar "Alle" ). Wichtig sind hier vor allem die Absatzmarken ( ¶ ), da in ihnen die Formate des vorhergehenden Absatzes gespeichert sind. Diese Zeichen lassen sich dann während der Arbeit schnell mit    +   +   oder über   in der Symbolleiste anzeigen oder verbergen.
     
     - Dort auch gleich "Feldschattierung" von "Immer" auf "Wenn ausgewählt" setzen, um den standardmäßigen grauen Hintergrund bei nicht aktiven Feldfunktionen abzuschalten.
     
     
   • Bearbeiten / Bearbeitungsoptionen:
     
     Eingabe ersetzt Markierung; nach Wunsch auch: Wörter automatisch ( ganz! ) markieren
     
     Textbearbeitung durch Drag & Drop
     
     Ausschneiden und Einfügen mit Leerzeichenausgleich
     
     Großbuchstaben behalten Akzent
     
     "Zum Einfügen EINFG-TASTE benutzen" und "Überschreibmodus" bleiben frei. Dann kann man mit der    - Taste auf dem Nummernblock ( wenn dieser abgeschaltet ist ) oder durch Doppelklick auf das "ÜB" in der Statusleiste das Überschreiben von Text ein - und ausschalten.
     
     
     • In Word 97: "Überschreibmodus" EINSCHALTEN, aber
       "Zum Einfügen EINFG-TASTE benutzen" EINSCHALTEN, dann AUSSCHALTEN und wieder EINSCHALTEN ( dazwischen das Dialog - Fenster schließen ) Word 97 reagiert merkwürdigerweise erst dann.
       
       
     • Etwas versteckt, aber genauso wichtig: in Extras / Autokorrektur prüfen, ob "Gerade Anführungszeichen" durch „typographische“ ersetzen aktiviert ist - das kann beim Speichern in nicht - Word - Formaten zu Problemen führen.
       
       Ab Word 97 sind dort unter "Autoformat während der Eingabe" noch zusätzliche Automatismen an - oder abzuwählen, die unter Umständen ein nervendes Eigenleben führen können, andererseits bei manchen Konvertierungen über Format / Autoformat wichtig sind.
       
       
       
     • Wichtig ist auch, sich aus Extras / Anpassen / Symbolleisten  Kategorien: Ansicht das Symbol für die Anzeige der Feldfunktionen   auf die Symbolleiste zu ziehen. Diese Feldfunktionen lassen sich auch mit    +   anzeigen oder verbergen ( mit    +   einzeln / das gerade aktive Feld ).
       
       Ganz witzig, aber weniger wichtig:   zum Ausblenden und Einblenden sämtlicher Menü - Leisten ( Vollbildschirm - Anzeige ). Wer möchte, kann sich auch das Symbol für "Felder aktualisieren"    in die Symbolleiste ziehen: Extras / Anpassen / Symbolleisten / Kategorien: Alle Befehle; dann Befehle: Felder aktualisieren auf die gewünschte Symbolleiste ziehen*. Markierte Felder lassen sich mit    aktualisieren.
       
       
       *Wenn man schon mal dabei ist, kann man auch auf Extras / Anpassen / Menüs umschalten und sich den Befehl Felder aktualisieren in das Menü "Bearbeiten" , z. B. unter "Alles markieren " ziehen. Dann läßt sich später ein ganzes Dokument mit    +   /    +    auf den neuesten Stand bringen ( oder wie bisher mit    +   und    )
       

       NB:

       • Hier befinden sich auch andere Schalter für die Symbolleisten; man muß ein wenig suchen.
         
         Zum Beispiel in Extras:    druckt die markierten Zeilen auf Etiketten bzw. als Adresse auf einen Umschlag.
         
         
       • Auch eigene Schalter lassen sich kreieren. Die Symbole lassen sich auch nachträglich mit der Maus bei gedrückter    -  Taste in den Menüleisten verschieben [ um ½ Schalterbreite seitwärts verschoben schafft einen Abstand ] oder aus ihr entfernen ( auf die Dokument - Oberfläche ziehen ).
         
         
       • Ähnliches gilt übrigens auch für eigene durch Mausklick im Lineal ( Ansicht / Lineal ) gesetzte Tabulatoren; die Tabulator - Abstände werden dabei auch noch in Zentimetern angezeigt - wie auch im Seitenlineal in der Layoutansicht.
         
         
       • Standardweite der Tabulatoren ( Tabstops ) ist 1,25 cm. [ Bei fast alle Formatierungen lassen sich die Maßeinheiten manuell verändern ]

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Tip 2     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Wo sind meine Word - Einstellungen gespeichert?

Alle Einstellungen, Automatismen, Anpassungen, Makros, Menübefehle, etc. - das ganze Erscheinungsbild von Word - sind gespeichert in sogenannten "Vorlagen"; für ein "Neues Dokument" in der Datei "Normal.dot".
[ NB, Allgemein: die "…" in "Neu…" oder "Öffnen…" bedeuten: "Mit Auswahl" ]  

 
Word öffnet sich automatisch mit den dort vorgegebenen Einstellungen.

• In der Normal.dot sollte die Normalansicht ( Ansicht / Normal ) eingestellt sein; dieses erlaubt dem Rechner ein schnelleres Arbeiten, weil Optik und Seitenumbruch nicht bei jeder Veränderung des Textes neu berechnet werden müssen.
  
  Dieses gilt insbesondere bei der Ausführung von Makros und Textformatierung. Allerdings werden Lage und Inhalt von Tabellen, Positionsrahmen, Kopf - und Fußleisten etc. nur in der Druck - oder Layoutansicht ( Ansicht / Layout ) deutlich.
  
  
• Unabhängig davon sollte in Extras / Optionen / Ansicht: Statusleiste die sehr aufschlußreiche Statusleiste unter dem Dokument eingeblendet sein. Dort lassen sich Position, Zeilennummer, Seitenzahl etc. auch in der Normalansicht feststellen.
  
  
• Die Gliederungsansicht ( Ansicht / Gliederung ) ist noch weiter reduziert und erlaubt das übersichtliche Arrangieren und Verwalten des Dokuments.
  
  
• Die Nummerierung von Überschriften erfolgt also über Format / Überschriften numerieren bzw. Format / Formatvorlage / Bearbeiten / Format / Numerierung. Sie läßt sich sehr genau einstellen.
  
  Aus diesen Überschriften generiert Word auf Wunsch automatisch ein Inhaltsverzeichnis ( Einfügen / Index und Verzeichnisse ) , das mit    jederzeit aktualisiert werden kann. Außerdem dienen die Überschriften als Handhabe, um in der Gliederungsansicht die dazugehörigen Abschnitte in einem Dokument nach Lust und Laune neu zu arrangieren. In diesem Bereich ist Word wirklich gut.

Siehe auch: Tips für MS Word II , "Aufteilung und Vernetzung von Word - Dokumenten".

Weiterführend: Vorlagen, Formate und Makros in Word

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Tip 3     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Vorlagen und Formate

Weiterführend: Vorlagen, Formate und Makros in Word

Ein Word - Dokument besteht aus dem eigentlichen Text und einer Vorlage zur Seiten - und Schrift - Formatierung, in der dieser Text hineingeschrieben wird ( normalerweise der "Normal.dot" für alle neuen Dokumente ).

Es ist nicht ganz dasselbe, ob man ein neues Dokument über das Symbol    bzw.    +   oder über Datei / Neu öffnet. Im ersten Fall öffnet immer die Normal - Vorlage ( Normal.dot ) , im zweiten die in Windows vorhandene Auswahl von Vorlagen. Allerdings muß dazu mindestens ein ( beliebiges ) Dokument bereits geöffnet sein, sonst erscheint der Befehl nicht im Menü.

NB: Das gleiche gilt für Drucken    und Speichern   : es geschieht dann nach Maßgabe der Voreinstellung in Extras / Optionen oder dem momentanen Zustand ohne Rückfrage nach speziellen Wünschen.

Es kann deshalb ganz nützlich sein, die einzelnen Druckoptionen unter Datei / Drucken ( "Alles", "Aktuelle Seite", "Markierung…" ) einmal unter Extras / Makros / Aufzeichnen als Makro aufzuzeichnen und unter Extras / Anpassen irgendwo im Menü abzulegen oder mit einer Tastenkombination zu belegen ( Tip: KSD ).

NB: Um in einem Dokument verschiedene Seitenformatierungen unterzubringen, dieses in verschiedene Abschnitte unterteilen ( Einfügen / Manueller Wechsel / Abschnittswechsel ).

Jeder Abschnitt kann ein eigenes Layout erhalten. Der Abschnitt, in dem sich der Cursor ( die Einfügemarke ) befindet, ist der aktuelle Abschnitt.

Das Lineal ( Ansicht / Lineal ) zeigt nicht nur die Tabulatoren, sondern auch den jeweiligen Absatz - Einzug an. Bei komplexen Absatz - und Seitenformatierungen immer darauf achten, daß der entsprechende Bereich dabei vollständig markiert ist!

Innerhalb von formatierten Absätzen Zeilenumbrüche immer mit Zeilenschaltung ( "weicher Absatz",    +   ) herstellen, um das Format beizubehalten.

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Tip 4     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Seiten - und Druckformate

Eine der großen Ärgernisse des Winword - Systems ist es, daß die auf einem PC für einen bestimmten Drucker formatierte Seiten auf einem anderen Rechner mit einem anderen Drucker ganz anders ausgedruckt werden, da u. a. die Seitenränder im jeweiligen Drucker individuell eingestellt werden und diejenigen im Word - Dokument überlagern.

Selbst identische Systeme mit identischen Druckern führen so fast immer zu unterschiedlichen Ergebnissen; wer also seine mühsam erstellte und vielleicht auch noch umfangreiche Datei auf dem heimischen PC fertig formatiert hat, mit Seitenzahlen, Überschriften, Fußnoten etc. und diese auf einem fremden Drucker ausdrucken will, wird feststellen, daß dort nichts mehr stimmt.

Zwar lassen sich mit    +   und    alle automatisch erstellten Felder und Zahlen den neuen Gegebenheiten anpassen, aber der gesamte Seitenaufbau hat sich verändert, und Schriften, die zwar im Dokument, aber nicht auf dem fremden System vorhanden sind, werden verfälscht.

Um dieses zu vermeiden, sollte man in solchen Fällen auf andere Formate ausweichen.

Tip: Sollte ein Dokument ärgerlicherweise ein wenig zu groß geraten sein, so daß wenige Zeilen auf der letzten Druckseite stehen würden, kann man in der Einstellung "Seitenansicht" die Schaltfläche "Größe anpassen" ( eigentlich "Um eine Seite verkleinern" ) betätigen.

Dort befindet sich auch die Funktion "Extras / AutoZusammenfassen", die aus Word - Dokumenten recht brauchbare Zusammenfassungen extrahiert. Textverarbeitung eben.

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Tip 5     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Die heiligen Vier Apostel der PC - Welt

heißen

   +   ,    +   ,    +   und    +   :

Bearbeiten / Alles Markieren, Kopieren, Ausschneiden & Einfügen

aus allen Anwendungen heraus und in alle Anwendungen hinein. Alles, was sich markieren und kopieren läßt, Bild oder Text, zwischen Textverarbeitung, e - mail - Programmen, Bildbearbeitung, Dateiverwaltung, woher und wohin auch immer.

Außer aus mit JavaScript dynamisch generierten Seiten im Internet, zumindest nicht mit Netscape bis Version 4x. Deshalb: Nieder mit diesen! . . .

NB: Man kann - dies allerdings nur in Word - mit    +   auch mehrere Textpassagen oder Grafiken hintereinander aus mehreren offenen Dokumenten ( ggf. vorher schreibschützen! ) ausschneiden, im Autotext unter "Sammlung" zusammenfassen ( dieser Schritt ist nur nötig, falls die Sammlung aufbewahrt werden soll ) und mit    +   +   woanders einfügen. Näheres dazu in der Word Hilfe unter "Sammlung". *

Die normale Zwischenablage, in welcher der jeweils mit    +   oder   kopierte oder ausgeschnittene Inhalt liegt, bleibt davon unberührt; dieser Inhalt läßt sich übrigens bereits in Windows 3x in der sogenannten Ablagemappe ( meistens in der Hauptgruppe ) einsehen und dort auch zur späteren Wiederverwendung aufbewahren ( Speichern ) - und dort wieder abrufen.

*Automatisiertes Zusammenfassen mehrerer einzelner Dateien kann mit Hilfe einer Batch - Datei oder eines Word - Makros geschehen.

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Tip 6     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Die drei Stufen der Sicherung von Dokumenten in Word

Wer glaubt, mit    +   sei der Sicherung genüge getan, wird beim nächsten Systemabsturz eines Besseren belehrt. Word kennt drei Stufen der Sicherung von Arbeitsergebnissen:

1. Automatisch; einzustellen über Extras / Optionen / Speichern; dort "Schnellspeicherung zulassen" aktivieren und bei "Automatisches Speichern alle _ Minuten" 1 Minute eintragen; das ist bei heutigen Systemen vertretbar. Es ist dies zwar nur eine vorläufige Sicherung, aber als Vorstufe wichtig und besser als gar nichts. ( Wenn das System danach bei schwierigen Operationen immer wieder abstürzt, diese Sicherung für den Moment wieder entfernen, sie kann in seltenen Fällen zu Konflikten mit anderen Prozessen führen. )
   
   Die Option "Sicherungskopie immer erstellen" erzeugt parallel eine Sicherungskopie der jeweiligen bisherigen Arbeit mit der Endung ".bak" , welche sich als Datenmüll auf der Festplatte ablagert. Diese müssen deshalb von Zeit zu Zeit gelöscht werden, evtl. auch aus Datenschutzgründen. Nur bei schwierigen Operationen zu empfehlen.
   
   

2. Manuell: gleich zu Anfang und anschließend im Laufe der Arbeit nach wichtigen Abschnitten    +   drücken; das speichert die vorliegende Fassung in einer mit "~" beginnenden Sicherungsdatei; diese werden nach einem Systemabsturz in verschiedenen Stadien der Fertigstellung von Word wieder geladen. Auch diese sollten hin und wieder von der Festplatte entfernt werden.
   
   ( ! ) Vor allem aber wird durch diese Operation das Dokument überhaupt zum erstem Mal unter einem eigenen Namen auf der Festplatte abgelegt! Erst jetzt kann es nicht mehr "verschwinden" und ist im Notfall durch einen maschinellen Suchlauf wieder aufzuspüren. Das kann gar nicht stark genug betont werden.
   
   

   Achtung! Der Befehl Speichern unter erzeugt bei einem bereits gespeicherten Dokument jedesmal nur eine neue Kopie des Dokuments und verschiebt dieses nicht! Das Original - Dokument bleibt in seinem ursprünglichen Verzeichnis bzw. Ordner erhalten ( das gilt natürlich sinngemäß auch dann, wenn man das Dokument am selben Ort unter dem selben Namen noch einmal abspeichern läßt ).

   Nicht blind    drücken! Dem Dokument immer zuerst einen Namen eingeben, ohne die Erweiterung ( .doc / .rtf / .txt etc. ) ; diese wird vom System automatische ergänzt. Dann den gewünschten Speicherplatz ( Verzeichnis bzw. Ordner ) aktivieren oder vollständig ( mit Laufwerksangabe: C:\ , a:\ o. a. und mit "\" als Trenner ) vor den Dateinamen schreiben; zuletzt das Format ( Dateityp ) wählen und mit    bestätigen.

   NB: RTF ( Rich Text Format ) ist ein sehr nützliches versions - und plattformübergreifendes Format, das von vielen Programmen gelesen werden kann. Es kann Textformate zwischen Anwendungen übertragen und hat fast alle Funktionen von Word - Dokumenten, ohne deren latente Makro-Virengefahr.
   
   
   

3. WIRKLICH GESICHERT IST EIN DOKUMENT ABER ERST, WENN ES GESCHLOSSEN WURDE.
   
   Man sollte vor wichtigen Neuformatierungen oder anderen Arbeiten, welche u. U. nicht mehr rückgängig zu machen sind und das ganze Dokument gefährden, dieses vorher mit    +       schließen und mit    +      neu aufrufen. Das geht schnell und man kann im Notfall auf den gespeicherten Stand der Dinge zurückgreifen, indem man das Dokument nach erfolgtem Ruin ohne zu speichern schließt und wieder neu aufruft.
   
   Aber letztendlich können auch hier Fehler durch den Anwender geschehen, beispielsweise ist eine mit falschem oder leerem Inhalt abgespeicherte Datei ein für alle mal ruiniert (oder gelöscht); deshalb sind von wichtigen Arbeiten in Abständen Sicherungskopien zu machen. Siehe dazu: Tips für den Umgang mit Windows

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Tip 7     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Suche nach ( Word - ) Dateien anhand von enthaltenem Text ( Volltextsuche )

Die Volltextsuche läuft in Windows 3x / Word 6 über den Word - internen Dateimanager ( Datei / Dateimanager / Suche / Detaillierte Suche / Datei - Info / Enthaltener Text ) - ebenso in Word 97.

Auch eine Suche nach zeitlichen Kriterien - also dem Speicherdatum der Datei - ist möglich; es kann darüber hinaus nach allen Dateien gesucht werden, nicht nur nach Word - Dokumenten. Diese Funktion ist auch dann nützlich, wenn man die Datei gar nicht in Word öffnen will.

• Vorher den Dateityp eingeben, sonst durchsucht der Rechner ALLE und hängt sich an großen Dateien auf .

• Bei jedem Öffnen startet er die vorherige Suche aufs neue, deshalb sollten unerwünschte Dateien aus häufig durchsuchten Verzeichnissen verschoben werden.

Weitere Hinweise für die gezielte Suche nach bestimmten Dateien sind hier beschrieben.

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Tip 8     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Bewegen von Text mit der Tastatur

Textblöcke nach oben / nach unten bewegen:

   +   +   /  

Diese Tastenkombination bewegt ganze Absätze ( und Tabellenzeilen ) im Text nach oben oder unten, insbesondere in Aufzählungen    und Numerierungen,    aber auch ganze Abschnitte ( mehrere Absätze ) in der Gliederungsansicht ( Ansicht / Gliederung ).

Untereinanderstehende, abgeschlossene Textpassagen lassen sich so schnell neu sortieren

NB: Sind diese Textblöcke nach dem ursprünglichen Erstellen bereits einmal geteilt und anders arrangiert worden, kann es dabei zu ungewollten Sprüngen kommen. Da hilft u. U. nur noch entformatieren.

Siehe auch Tastatur - Befehle in Word

Textblöcke nach rechts / nach links bewegen:

Das ist schon schwieriger.

Zumindest in Word 6 nur über den Umweg über    möglich:

1. Textpassage markieren

2.    drücken (     +   zum Kopieren )
   Es erscheint in der Statuszeile unten: "Wohin verschieben / kopieren?"

3. Cursor ( die Einfügemarke ) an die gewünschte Stelle bringen oder Bereich markieren ( wird unterstrichen )

4.    ( ! ) drücken. Die unterstrichene Stelle wird überschrieben. Das geht allerdings nur einmal, da die Passage nicht in die Zwischenablage übernommen wird.

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Es geht jedoch viel einfacher!

Das Makro "Move" aus der Bonus-Makro-Sammlung für

Word 6, Word 97, Word 2000 verschiebt markierten Text auf Tastendruck im Satzgefüge nach rechts oder links.

Diese Befehle funktionieren nicht bei eingeschalteter Bildschirmlupe!

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Tip 9     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Rechtschreibung nach Wunsch: das "Ausschlußwörterbuch"

In Word ist man nicht völlig auf die in den mitgelieferten Wörterbüchern vorgegebenen Rechtschreibung angewiesen. Man kann sowohl eigene Wörter als korrekt vorgeben ( dazu dienen die Benutzerwörterbücher, zu allererst BENUTZER.DIC ), als auch von Word vorgegebene Wörter als falsch geschrieben ausschließen. Dazu dient das sog. "Ausschlußwörterbuch".

Der etwas diffizile Umgang mit den Wörterbüchern wird ausführlicher hier beschrieben. Ein rudimentäres Ausschlußwörterbuch zum Herunterladen liegt ebenfalls bei.

PS: In Word 6 wird ein sich wiederholender Fehler immer wieder von Neuem erkannt. Das nervt vielleicht, schützt aber vor Folgendem: hat man ab Word 97 ein falsch geschriebenes Wort einmal versehentlich als richtig akzeptiert, gilt das für alle weitere Vorkommnisse dieses Fehlers in der aktuellen Word - Sitzung, und er wird nicht mehr entdeckt. Dieser Zustand läßt sich nur durch Extras / Optionen / Rechtschreibung und Grammatik / Dokument erneut prüfen wieder aufheben. Wenn die Rechtschreibung ganz blockiert, Text markieren und vorübergehend eine beliebige andere Sprache einstellen.

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Tip 10     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Automatisierte Textbausteine: Autotext und - korrektur

Autokorrekturen ( automatische Korrekturen ) dienen nicht nur dazu, Tippfehler automatisch zu korrigieren, sondern auch, um beispielsweise eingetippte Initialen sofort durch den vollen Namen der Person zu ersetzen. Durch die Option "mit Format" können ganze Absätze eingetragen werden. Textbaustein erstellen, markieren und für die weitere Zukunft in Extras / Autokorrektur mit einem Kürzel versehen.

Wenn das Kürzel NICHT jedesmal automatisch ersetzt werden soll, den Ersatztext als Autotext eintragen ( Bearbeiten / Autotext ) und bei Bedarf nach Eintippen des Kürzels    drücken. Der Autotext kann ebenfalls formatiert oder unformartiert abgelegt werden.

Alle in einem speziellen Falle unerwünschten Autokorrekturen lassen sich in Word unmittelbar nach dem Ausführen schnell und einfach mit   +  rückgängig machen - und mit +  wiederherstellen - , ohne daß die eingetippte Zeichenfolge verlorengeht.

Deshalb genügt es auch, bei technisch manchmal notwendigen, aber nervtötend sich wiederholenden Dialogbox - Abfragen

[ " Soll der Vorgang im restlichen Dokument fortgeführt werden? "  ]

die ( "ja" ) oder ( "nein" ) - Taste gedrückt zu halten und wenn die Maschine anfängt, endlos "j" oder "n" zu auszuwerfen, dieses mit einem einmaligen +  rückgängig zu machen, statt x - mal auf die entsprechende Taste zu drücken.

NB: in Word 97 läßt sich in Extras / Autokorrektur auch festlegen, hinter welchen Abkürzungen Word  NICHT groß weiterschreiben soll!

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Tip 11     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Bearbeiten / Suchen bzw. Ersetzen - mit Mustervergleich

1. Einfache Suche:
   
   Unter "Sonstiges" (  "Erweitert"  ) befinden sich solche Sachen wie Absatzmarken, Tabulatoren etc. die ebenfalls gesucht und / oder ersetzt werden können.

2. Mit Mustervergleich:
   
   Kreuzt man vorher "Mit Mustervergleich" an, dann erscheinen dort auch Möglichkeiten*, nicht nur einander gleiche, sondern auch einander ähnliche Textbereiche aufsuchen und bearbeiten. - z. B. alle Worte mit fünf Buchstaben.
   

*Aber bei weitem nicht alle; grundsätzlich wie bei allen anderen technischen Fragen gilt: in den sauren Apfel beißen und die umfangreiche Word  - Hilfe nach Stichworten und Verweisen zum Thema durchsuchen.

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Tip 12     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Word überlisten

Windows 9x versucht - wohl aus Kundenfreundlichkeit - immer etwas schlauer zu sein als der Anwender, indem es nach inneren Vorgaben Sachen zeigt oder versteckt, Menüs unter verschiedenen Umständen unterschiedlich anzeigt etc. Das erfordert manchmal mehr Mitdenken ( Warum ist das nur jetzt so? ) als das primitivere Windows 3x / Word 6 - System, das gnadenlos stur immer dasselbe machte.

So zeigt Windows in Word 2000 beispielsweise nicht die vollständigen drop - down Menüs an, sondern nur Teile davon, die sich erst nach längeren Verweilen mit der Maus oder Anklicken bestimmter Bereiche [ >> ] weiter öffnen.

Andererseits zeigt bereits Word 6 beispielsweise unter Ansicht / Normal andere Menü - Inhalte als unter Ansicht / Layout. . . Versuch macht klug.

In anderen Fällen hilft manchmal nur "überlisten"  - z. B. 

• Wenn Word in Überschriften - Numerierungen die Option "keine" partout nicht akzeptieren will - dann gibt man eben das Leerzeichen vor. Das sieht fast genauso aus, und siehe da - Word schluckt die Kröte.
  

• Wenn man vermeiden möchte, daß der Titel eines Dokuments in das Inhaltsverzeichnis mit aufgenommen wird und somit doppelt erscheint, diesem das Format "Verzeichnis1" z. B. zuweisen - oder auf Standard setzen und rein optisch formatieren.
  

• Wenn in einem Absatz mit der Formatierung "Blocksatz" die letzte Zeile sich über die ganze Seitenbreite erstreckt, an das Satzende einen Tabulator setzen.

• Falls sich einmal aus irgendwelchen Gründen ein Word - Dokument nicht ( mehr ) öffnen läßt ( beispielsweise weil es eine höhere Version ist ), dieses im Notepad  - Text - Editor ( ohne Zeilenumbruch! ) oder in WordPad oder Word "Als Text" öffnen. Dazu in Datei / Öffnen "Konvertierungen bestätigen" aktivieren (  das gilt auch für das Konvertieren aus anderen Dateiformaten ).

  Nicht erschrecken! Der Aufbau eines Word - Dokumentes ist wie folgt: Steuerzeichen - Text - Steuerzeichen.

  In den meisten Fällen läßt sich der ( unformatierte ) Text aus der Mitte herausschneiden und in einem neuen Dokument wieder einfügen und so retten. Und das ist ja das Wesentliche - meistens. Bei dem neuen DOCX - Format versagt diese Methode allerdings.

  Sollten sich übriggeblieben Binär - Zeichen nicht über Bearbeiten / Ersetzen durch [ Leerzeichen ] oder [ gar nichts ] beseitigen lassen, den Text entformatieren.

• In Formularen ( Einfügen / Formularfeld ) können ein Dropdown - Feld mit Optionen / Dropdown - Element: [ ein Leerzeichen ] als erste Zeile - und ein Feld zur Texteingabe ( Textfeld ) ebenfalls mit Optionen / Vorgabetext: [ ein oder mehr Leerzeichen ] unmittelbar hintereinander geschrieben werden. Das Ergebnis ist eine Feldkombination, in dem sowohl mit    +    ein Text ausgewählt und freier Text hineingeschrieben werden kann.

  Wichtig: Formulare können nur schreibgeschützt ( Extras / Dokument schützen: Formulareingabe zulassen - mit oder ohne Kennwort, Paßwort - ) beschrieben werden. Das erleichtert die Handhabung ( springen mit der     - Taste ) und Umwandlung in andere Dateiformen. Hierzu kann man auch in Extras / Optionen / Speichern "In Formularen nur Daten speichern" festlegen. Das Ergebnis ist dann bei Datei / Kopie speichern / als Text z. B. eine CSV - Datei.
  
  Beim Erstellen mit einer Tabelle sollte man die Zeilen - Höhe mit "Mindestens" festlegen; das ermöglicht einerseits den Ausdruck des leeren Formulars wie auch die Eingabe ggf. zu langer Texte in die Felder im Rechner. Felder einbauen über die Formular - Symbolleiste!
  
  Zum Ändern des Formulars: Extras / Dokumentschutz aufheben.

• Zieht man z. B. eine Textdatei auf ein offenes Word - Dokument, so wird nicht etwa den Inhalt angezeigt, sondern die Datei als Symbol ( OLE - Objekt ). Will man jedoch die Datei als solche öffnen, muß man sie auf das Symbol des Word - Programms ( beispielsweise auf dem Desktop ) ziehen oder aber auf die obere blaue Leiste des offenen Word - Fensters.

• Wenn Tabellen über den Rand des sichtbaren Word - Fensters hinaus reichen, auf Ansicht / Online - oder Web - Layout umschalten. Das Gleiche gilt, wenn das Fenster ( z. B. wegen Querformat ) größer ist als der Bildschirm.

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Tip 13     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Numerierungsformat vorgeben / ändern

Wenn man vor den ersten Satz einer Aufzählung das gewünschte Numerierungsformat - z. B.

  1       ||       1 )       ||       I.       ||       A.       ||       a )       o. ä.

( eine beliebige Zahl oder ein beliebiger Buchstabe mit oder ohne Zeichen, gefolgt von einem Leerzeichen ) -

einmal per Hand hinschreibt, dann die Schaltfläche für Numerierung    in der Menüleiste anklickt, wird die Reihe automatisch mit dieser speziellen Formatierung durchnumeriert.

Auch die Aufzählungszeichen ( Schaltfläche    ) lassen sich individuell anpassen, z. B. aus "Sonderzeichen": über Format / Numerierungen und Aufzählungen / Bearbeiten

NB: Alle Zeichen lassen sich durch    +  die zugehörige eins - bis vierstellige ANSI - Ziffernfolge auf dem rechten Nummernblock  ( ! diesen vorher   -  Taste aktivieren! ) darstellen; Beispielsweise    +      0175  : das ergibt   " ¯ "   ( sehr nützlich zum unterstreichen in ASCII - Texten ).

In Sonderzeichen und Schrifttafeln erscheint diese Ziffernfolge unten in der Statusleiste, wenn das einzelne Zeichen ( vorher ) markiert wurde ( Einfügen / Sonderzeichen ).

Das Word -Numerierungsformat geht beim konvertieren in Text verloren; es läßt sich nur durch Kopieren und Einfügen des Textabschnittes übertragen: Bearbeiten / Inhalte einfügen / Unformatierten Text.

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Tip 14     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Feldausdrücke erweitern (Datums- und Numerierungsformat ändern)

Die von Word 97 in einem Datumsfeld vorgegebenen Formate lassen sich nach Wunsch erweitern:

"Mittwoch, den. . ." ( in Briefvorlagen )

läßt sich beispielsweise mit

Einfügen - Feld - Datum und Uhrzeit - Optionen durch das Einfügen von "den" in

{ DRUCKDAT \@ "tttt, 'den' t.MMMM jjjj }" erzeugen.

Schön ist auch:

-Ort-, den { ZEIT \@ "tt.MM.jj" }

- - - - - - - - - - - - - - -

Auch andere Feldausdrücke, beispielsweise die Seitennumerierung, können u. U. erweitert werden. Einige lassen sich auch nachträglich korrigieren, wenn man ihre Funktion mit    +   sichtbar macht.

Dann kann man in Word 97 mit ein bißchen Mathematik beispielsweise bei Seitenzahlen die Deckblätter nicht mitzählen lassen u. a. m:

{=SUMME({ ANZSEITEN };-1)} reduziert als Feld die Anzeige der Seitenzahl um 1; die Formel

{=SUMME({ ANZSEITEN }*2)-{SEITE}+1} berechnet bei doppelseitigem Layout die Seitenzahl in den jeweiligen geraden / ungeraden Kopf - oder Fußzeilen ( Doppelseiten spiegelverkehrt auf einer Seite ) .

Achtung: Unbedingt zu beachten ist, daß die geschweiften Klammern nicht als Text geschrieben, sondern jeweils mit    +   als neues Feld eingefügt werden müssen! Weitere Tips und Hinweise dazu, auch für höhere WORD - Versionen gibt es hier.

NB: Über Einfügen / Seitenzahlen eingefügte Seitennummerierungen lassen sich aus merkwürdigen Gründen manchmal nur schwer wieder beseitigen ( Sichtbar in der Kopf - bzw. Fußzeile nur in der Layoutansicht ). Ein brauchbarer Feldausdruck hierfür ist:

Seite { SEITE \* FORMATVERBINDEN } von { ANZSEITEN \* FORMATVERBINDEN }

- - - - - - - - - - - - - - -

Feldausdrücke eignen sich auch zur Gliederung von Dokumenten; Siehe dazu Tips für MS Word II , "Aufteilung und Vernetzung von Word - Dokumenten".

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Tip 15     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Text vertikal ( spaltenweise ) markieren

Möchte man Text nur
abschnittsweise und
nicht über die ganze
Seitenbreite markieren

( Blockauswahlmodus, z. B. für einzelne Zahlenkolonnen )
so gibt es zwei Verfahren:

An den gewünschten Anfangspunkt gehen und

1. bei gedrückter    - Taste Cursor ( die Einfügemarke ) mit gedrückter linker Maustaste über den Text ziehen ( Blockauswahl ); oder
   

2.    +   +   drücken; es erscheint "SP" in der Statusleiste. Anschließend den Text mit      /       markieren.
   
   

   Modus beenden:   
   
   

   ( Nicht in Tabellen )

Allerdings ist die Menge an Text, die dabei ( auch über Bearbeiten /... ) kopiert oder ausgeschnitten werden kann, äußerst gering - andere Texteditoren sind da um Einiges besser.

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Tip 16     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Sprungziele setzen ( Textstellen aufsuchen lassen )

Wie findet man bestimmte Stellen zum Bearbeiten wieder?

I. Die zuletzt bearbeitete Stelle aufsuchen

Die Kombination   +   führt zur zuletzt bearbeiteten Stelle - 4 x in Reihe.

Auch wenn das Dokument geschlossen war, führt diese Tastenkombination, sofort nach dem Öffnen gedrückt, den Cursor ( die Einfügemarke ) direkt an die zuletzt bearbeitete Stelle - WENN das Dokument nicht zu umfangreich und / oder mit zu aktualisierenden Feldern wie Inhaltsverzeichnissen etc. versehen ist. Dann kann diese Funktion schon mal verloren gehen.

Sie läßt sich aber im einfachen Fall automatisieren durch ein kleines Makro, daß zwingend den Namen "AutoOpen" tragen muß ( über Extras / Makro einrichten ):

In Word 6:	In Word 97:
Sub MAIN	Sub AutoOpen( )
ZurückEinfügemarke	Application.Goback
End Sub	End Sub

Allerdings gilt das dann für alle Dokumente, es sei denn, man hat speziell für die gewünschten Dokumente eine Kopie der Normal.dot ( namens autoopen.dot beispielsweise ) eingerichtet, in der das AutoOpen - Makro eingebaut wird.

II. Bestimmte Stellen zum zukünftigen Bearbeiten ( Sprungziele ) festlegen

• An die gewünschte Stelle gehen und    +   drücken; das ergibt dort ein leeres Feld {  } welches mit    angesprungen werden kann - auch mehrere hintereinander in einem Dokument. Zurück mit    +   .
  
  Zweite Möglichkeit:    +   bzw.    +   +   
  
  
  

• Mit    +   können diese "Sprungziele" ein - und ausgeblendet werden. Sie werden nicht mit ausgedruckt. Will man sie mit einer kurzen Erklärung belegen, so kann man dieses als sog. verborgener Text (    +   +   ) formatieren: dieser wird ebenfalls nicht mit ausgedruckt. Ein - und ausgeblendet wird er mit  . Dazu darf aber in Extras / Optionen / Ansicht nur "alle" nichtdruckbare Zeichen aktiviert sein.

II. Textsuche wiederholen

Die Kombination    +   sucht die nächste bereits mit Bearbeiten / Suchen gefundene Zeichenfolge.

- Nächster Tip -

Tip 17     

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Ende - vorläufig. Tips Speichern und Suche.

Diese Seite wurde mit Windows 3.x / Word 6 makrogesteuert halbautomatisch in der Seriendokumentfunktion erstellt - hart an der Systemleistungsgrenze. Aber selbst das geht.

Sie wurde darüber hinaus optimiert zum sekundenschnellen Speichern unter Dateiformat: Normaltext (*.txt) - mitsamt den Tastenangaben! - in - Netscape 4x

Dazu in "Datei - Speichern unter" nur als Dateinamenserweiterung manuell ".htm" durch ".txt" ersetzen und speichern - mehr nicht. Netscape erledigt den Rest.

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© 1999 Jürgen Hinrichs

http://erleuchtet.kilu.de/hilfe/index-g.htm

Stichwortsuche:   Alle diese Worte (='UND') Eines dieser Worte (='ODER') in den Hilfe-Seiten in der Script-Sammlung  Wie suche ich richtig mit FreeFind? Suchbegriff(e) bitte EXAKT eingeben; ggf. mit Platzhalter abkürzen: formatieren findet nur formatieren; format* findet auch Formate, Formatierung, etc.

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