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TIPS FÜR DEN
UMGANG MIT WORD
( Alles, was Sie über Word wissen wollen, aber bisher nicht zu fragen wagten )
II

Tip 19     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Serienmäßige Eingabemaske für Listen

Die Serienbrief - Funktion von Word dient nicht nur dazu, leicht abgewandelte Wiederholungen in viele einzelne Dokumente ( Serienbrief ) oder in ein einzelnes Dokument ( "Katalog"; die Grundlage für diese Seite beispielsweise ) auszugeben, sondern sie kann auch als Eingabemaske für Listen, Adressen etc. dienen.

1. Extras / Seriendruck / Erstellen - ( was, ist unwichtig; wichtig ist Schritt 2 ) "aktives Fenster" nehmen - auch nicht zwingend -
   
   
2. Datenquelle / Daten importieren / Datenquelle erstellen oder öffnen, ( je nachdem, ob sie schon vorhanden ist oder nicht; ggf. Feldnamen und Datei neu benennen. )
   
   
3. Daten bearbeiten
   

Es öffnet sich eine Maske, in der die einzelnen Posten der Liste eingetragen werden können. Die Datenquelle, die Word im Hintergrund erzeugt, ist nichts anderes als eine einfache Tabelle, in der die erste Zeile die Posten - oder Feldnamen trägt. Diese Tabelle kann in andere Anwendungen wie Excel oder Access ohne weiteres exportiert, oder aus diesen importiert werden oder als Grundlage für weitere Operationen dienen. ( Selbst die kompliziertesten Access - Datenbanken beruhen auf solchen einfachen Tabellen; allerdings muß das Dokument ansonsten vollständig leer sein, also auch keinen leeren Absätze, Kopf - oder Fußzeilen enthalten ) Tip: KSD

Auch ohne Seriendruck funktioniert das Feld "Eingeben":

Einfügen / Feld / Seriendruck / Eingeben / - Optionen: \d

Wird ein solches Feld in eine Vorlage ( . DOT ) eingebaut, wird der Benutzer jedes Dokumentes, das auf dieser Vorlage beruht, abgefragt.

Tip: Wenn man den Eingabetext aus zwei Worten bestehen läßt ( EINGEBEN \d erstes zweites ), bildet das zweite Wort den Titel des Feldes, das erste den Vorgabentext.

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Tip 20     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Mit Datentabellen geführte Dokumente

Es lassen sich aus externen Tabellen, auch aus mehreren, ob sie nun als Word - oder Excel - Datei vorliegen, auch ohne Serienbrief - Funktion oder Datenbank einzelne Daten, sowohl ASCII - Textbausteine wie auch Bilder, abrufen und in Word - Dokumente einbauen, die Texte unter Umständen sogar mit Format versehen: ( Tip: JL )

1. Quellen - Tabelle sorgfältig aufbauen. Nachträglich Veränderungen am Tabellenaufbau stören. Einträge nicht löschen!
   

2. Tabellenfeld [GANZ] markieren und kopieren, dann an den gewünschten Stellen im Dokument:
   

3. Bearbeiten / Inhalte einfügen / Verknüpfen / als unformatierten Text
   

Die Quelldatei fungiert so als quasi - Datenbank. So lassen sich in einem Dokumentensatz oder Netzwerk Änderungen ( beispielsweise von Namen ) schnell zentral durchführen und in allen angeschlossenen Dokumenten wirksam werden. Die Quell - Tabellen müssen zum Aktualisieren der Dokumente nicht einmal geöffnet werden.

Alle Änderungen werden beim nächsten Öffnen der angeschlossenen Dokumente wirksam, solange diese nicht innerhalb der Tabellenfelder ans Ende des ursprünglichen Textes angefügt oder durch Absatzschaltungen (    ) getrennt werden - dann findet Word sie nicht, da die Verknüpfung mit dem ursprünglichen Absatz endet. Mit Zeilenschaltung (    +   ) arbeiten.

Allerdings aktualisiert Word die Dokumente von sich aus nicht automatisch wenn Daten verändert wurden, sondern diese müssen jedesmal per Befehl ( Bearbeiten / Alles markieren /  ) oder automatisch per Makro neu aktualisiert werden ( Extras / Optionen: Felder und Verknüpfungen beim Öffnen und Drucken aktualisieren lassen ) .

Des weiteren neigt Word dazu, einmal eingestellte Formatierungen hin und wieder bei der nächsten Aktualisierung der Datenfelder ganz oder teilweise zu entfernen, so daß man sich in denjenigen Bereichen, in welche Daten importiert werden sollen, mit der Gestaltung derselben zurückhalten sollte.

Wichtig ist, für alle Absätze, die abweichend vom "Standard" formatiert werden sollen, eine eigene Formatvorlage zu generieren, benennen und abzulegen; den fraglichen Absätzen dieses Format - z. B. "Absatz 1" zuweisen. Dann werden auch erweiterte ( nachträgliche ) Einträge so formatiert.

Die Datenaktualisierung sollte jedoch jedesmal beim automatischen Speichern des Dokuments ( Extras  / Optionen / Speichern ) selbständig erfolgen. Auch deshalb hier "1" Minute einstellen.

Ein Beispiel ( Kleines Word - Dokument )

Das Dokument läßt sich anschließend vollständig als fest formatiertes Dokument abspeichern, ausdrucken oder versenden, ohne daß die zugehörigen Text - und Grafik - Quellen als solche extra gespeichert werden müßten; sie befinden sich jetzt im Dokument.

Siehe auch: Datenbankgeführte Dokumente

Sollen nicht einzelne Tabellenfelder, sondern komplette Text - oder Bild - Dateien in ein Dokument eingefügt werden, dann:

Einfügen / Datei / ( mit Datei Verknüpfen )

oder

Einfügen / Feld [ Alle ] / EinfügenGrafik bzw. EinfügenText ( als Feldfunktion anzeigen )

NB: Bearbeiten - Inhalte Einfügen - als Grafik fügt vorher aus einem Word - Dokument kopierten Text als Grafik ein, deren Einzelteile sich zumindest in Word 97 mit der rechten Maustaste aktivieren und beliebig verschieben lassen. Der Text als Grafik läßt sich anschließend wieder kopieren und in Paint oder einem anderen Grafikprogramm einfügen und verändern.

Es lassen sich darüber hinaus mit Bearbeiten / Einfügen vom Bildschirm abfotografierte Fenster und andere Elemente auch ohne Zwischenschritte direkt aus der Zwischenablage einfügen; evtl. sind sie erst nach erneutem Öffnen des Dokumentes sichtbar.

In Word 97 / 2000: mit der rechten Maustaste die vorher im Windows Explorer markierten Dateien hineinziehen und verknüpfen.

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Tip 21     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Mehrere Dokumente öffnen / Dokumente löschen

Schon Word 6 läßt sich durchaus mehrfach öffnen, was leicht zur Verwirrung führt, wenn man ein Dokument sucht: denn ZWISCHEN den Word- Programmen wird mit    +   gewechselt, das Fenster ( das Dokument ) INNERHALB von Word aber mit    +  

( Mehrere ) Dokumente suchen und gleichzeitig öffnen lassen sich in Word 6 über den Word - internen Dateimanager ( Datei  / Dateimanager / Suche... ); in Word 97 über Datei / Öffnen/ Weitere... ).

• Hier lassen sich in Word 6 auch unerwünschte Dateien, z. B. überflüssige Word - Dokumente, über eine Vorschau - Funktion ansehen und direkt löschen, ohne dazu extra den externen Dateimanager öffnen zu müssen.
  

• Das geht in Word 97 und folgende über Datei / Öffnen auch mit Hilfe des Schaltknopfes "Vorschau" oder direkt in der Dialogbox, wenn auch etwas mühselig, da man erst einmal das richtige Verzeichnis finden muß.
  
  Doch Hilfe naht in der Form des Makros w7delete. Diesen Makro kann man in Word 97 / 2000 einbauen und über Extras / Anpassen / Befehle / Kategorien: Makros durch Ziehen mit der Maus in ein Menü einfügen oder mit einer Tastenkombination belegen; es ermöglicht das vollständige Löschen von Dokumenten direkt aus Word  97 / 2000 heraus. ( Vollständig heißt hier wirklich vollständig, nicht in den Papierkorb. )

  ( ! Weitere Makros hier. Einbau und Betrieb aller hier vorgestellter Makros geschieht auf eigenes Risiko ! )
  

Standard - Vorgang ändern

Ab Word 97 wird jedes im Windows Explorer neue geöffnete Dokument standardmäßig in einer eigenen Instanz von Word geöffnet. Wer das nicht möchte, muß zu einem kleinen Umweg greifen.

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Tip 22     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Aufteilung und Vernetzung von Word - Dokumenten

Ein Word  - Dokument, das zu umfangreich geworden ist oder an verschiedenen Stellen bearbeitet werden soll, läßt sich wie ein Internet - Dokument in verschiedene von einander getrennte Unterdokumente aufteilen; das geschieht in der Gliederungsansicht durch Aufteilen in und hinzufügen von sog. Filial - Dokumente(n) ( über Ansicht / Zentraldokument ).

• Ein durch Einfügen / Index und Verzeichnisse erzeugtes Inhaltsverzeichnis stellt anschließend automatisch den Gesamtzusammenhang her und läßt sich durch Markieren +     jederzeit aktualisieren. Voraussetzung dafür ist allerdings die Zuweisung von Word - Überschrift - Formaten zu entsprechenden Zeilen (  über Format / Formatvorlage ).
  
  

• Änderungen an der Aufteilung und dem Aufbau des Dokumentes sind dann in der Gliederungsansicht ( über Ansicht / Gliederung ) auch nachträglich möglich und einfach vorzunehmen.
  
  

• Die Zahlen am Ende des Verzeichnis - Eintrags sind ab Word 6 aktiviert und führen beim Anklicken zur jeweiligen Überschrift im Text - eine Art Vorläufer der Hyperlinks.
  

Die Funktion ist erstaunlich stabil ( wenn auch nicht 100% ig sicher ), erhöht aber nicht die maximale Gesamtgröße eines Word  - Dokuments ( in Word 6  etwa 500 kb ). Eine recht gute Lösung für dieses Problem ist die Vernetzung einzelner Dokumente durch Hyperlinks, welche schon in Word 6 als Querverweise auf Textmarken u.a. möglich sind, besser noch mit einem sog. Internet - Assistenten. Dazu wird das oben beschriebene Haupt - Inhaltsverzeichnis durch eine Reihe von Hyperlinks in einem separaten Dokument ersetzt, die auf die einzelnen  Dokumente verweisen, in denen dann Word - Verzeichnisse als Unterverzeichnisse weiterhelfen.

• Word 2000 schreibt Einträge von Inhaltsverzeichnisse bereits komplett als Hyperlinks.
  
  

• Auch Hyperlinks in den Dokumenten selber sind möglich. Dabei muß wie im Internet sorgsam darauf geachtet werden, ob Word relative oder absolute Links schreibt; im Zweifelsfall noch einmal aufrufen und ändern.
  
  

• Hyperlinks zu anderen Laufwerken sind trotz Fehlermeldung ebenfalls möglich: dazu auch hier den Hyperlink aufrufen und den vollständigen absoluten Pfad ( z. B. a:\briefe\xy.doc ) von Hand eingeben ( relative Pfadangaben sind hier nicht möglich ).
  
  

Auf diese Weise lassen sich recht gut bereits erstellte Word - Dokumente ins Netz stelle, deren Aufbereitung für eine Datenbank eines Content Management Systems nicht mehr lohnt.

Automatische Aufteilung von Dokumenten:

Dazu wird das aufzuteilende Dokument in einzelne Abschnitte unterteilt, die jeweils eine Überschrift erhalten. Wichtig ist hierbei, daß alle Überschriften das gleiche Format, beispielsweise das Format 'Überschrift 4', haben und daß keine höheren Überschriften existieren.

Dann wird das Dokument in Ansicht / Gliederung und der entsprechenden Einstellung als Ansammlung eben dieser Überschriften dargestellt und alles markiert. Eine Anschließende Aktivierung der "Zentraldokumentansicht" in der Gliederungs - Symbolleiste und in der sich dann öffnenden Zusatzleiste des Befehls "Filialdokument erstellen" erzeugt aus jeden Abschnitt ein eigenes Dokument mit der Kapitelüberschrift als Dateinamen. Diese lassen sich mit Speichern Unter - ohne Namen! - in einem Rutsch als einzelne Dokumente in jeden Format abspeichern, auch als reinen Text.

Das kann für einzelne Import - Zwecke recht hilfreich sein.

Automatische Gliederung von langen Dokumenten:

PC Welt

Achtung: Die einzelnen Optionen in separaten Feldern anzeigen lassen!

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Tip 23     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Word - Dateigröße reduzieren

Eine leere Word - Seite hat in Word 6 etwa die Größe von 6 kb. Word 97 / 2000 - Dateien sind noch wesentlich größer. Da Word aber noch vorige Versionen des Dokuments und anderes letztendlich Überflüssiges in der Datei speichert, kann man manchmal die Größe einer bearbeiteten Word - Datei ganz erheblich reduzieren, in dem man sie davon säubert. In Word 6 geschieht das durch folgenden Trick:

Dokument öffnen, die sogenannten "Nichtdruckbare Zeichen" mit    +   +   oder über   in der Symbolleiste aufrufen, irgendwo ein beliebiges Zeichen einfügen und wieder löschen, Nichtdruckbare Zeichen wieder ausschalten, Dokument speichern und schließen. Als Makro ( weitere Beispiele für Makros hier ) formuliert sieht das dann folgendermaßen aus:

Sub MAIN

BeginnDokument
AlleAnzeigen
Einfügen ""
BearbeitenLöschen - 1
ExtrasWörterZählen
AlleAnzeigen
DateiSpeichern
DokumentSchließen

End Sub

Das reduziert die Größe einer Word - Datei in Word 6 auf ein Minimum. Ab Word 97 funktioniert das nicht mehr, im Gegenteil, die Datei wird immer größer ( es sei denn, man führt das so lange durch, bis Word aufgibt ). Hier kann u. U. so vorgegangen werden: Datei / Version … enthaltene Versionen löschen. In Extras / Optionen / Speichern die Schnellspeicherung abschalten!

Anschließend müssen allerdings die Felder ( wie z. B. Inhaltsverzeichnisse ) im Dokument markiert und mit    aktualisiert werden.

Was auch versucht werden kann, ist die Datei als .RTF ( Rich Text Format; plattformübergreifend und virensicher ) oder niederen Word - Versionen bis hinunter zu Word 2.0 ( sehr klein und auch virensicher ), wenn nicht allzuviel dabei verloren geht.

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Tip 24     

Word 6 - Tips / ( gelten häufig auch für höhere Versionen )

Einige Tastenkombinationen ( Shortcuts )

•   +  = Kontextmenü, allgemein ( = rechte Maustaste, z. B. für "Numerierung überspringen" )
  

• Einfache horizontale Linien lassen sich mit    +      erzeugen.
  ( Vertikale über Format / Tabulator: Vertikale Linie )
  

• Text auf Standard - Format setzen:    +   +  
  

• Nur Text ( direkte Formatierung entfernen ):    +   +  
  

Die Funktion der Tasten - lassen sich über Ansicht, Symbolleisten, Anpassen / Symbolleisten / Funktionstasten: Anzeige aktivieren anzeigen.

Weiter:

• Alle voreingestellten Shortcuts von Word 97

• Weitere Tastenkombinationen in Word und Windows

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Tip 25     

Word 97 Tips / Allgemein - auch Word 6

Groß / Kleinschreibung

Pieps warnt vor falschem Tastendruck

Wer kennt das nicht - manchmal erscheinen alle in den Computer eingetippten Zeichen ausnahmslos in Großbuchstaben auf dem Bildschirm. Der schlichte Grund: Der Anwender hat zuvor beim Schreiben versehentlich statt auf die Umschalt - Taste    auf "Caps Lock"    darüber gedrückt - die "Feststelltaste". Arbeitet man mit dem Microsoft - Textprogramm Word, muß der so verunzierte Textabschnitt nicht unbedingt gelöscht werden. Mit einem kleinen Trick läßt sich das Geschriebene retten: Zur Soforthilfe markiert man den Bereich, der irrtümlich in Versalien geschrieben worden ist. Danach drückt man die Tastenkombination    +   und die Zeichen erscheinen wieder korrekt auf dem Monitor. Wem dieses Malheur häufiger passiert, der kann sich in Zukunft akustisch warnen lassen.

Über die Windows - Menüs "Start" , "Einstellungen" öffnet er dazu die "Systemsteuerung" und erschließt sich mit einem Doppelklick die "Eingabehilfen" [ diese wenn nicht vorhanden von der Windows - CD nachinstallieren ]. Im Register "Tastatur" wird "Statusanzeige aktivieren" sowie "0K" angeklickt; fertig. Bei jedem Drücken der Feststelltaste ertönt nun ein hoher Pieps - Ton. Wird die Taste gelöst, ist ein etwas tieferer Ton zu hören.

( Quelle: HNA )

Allgemein: Die Tastenkombination    +   - mehrfach gedrückt - bewirkt, daß der markierte Text

[ Dieser Satz hat viele Worte ]

auf folgende Weise formatiert wird:

DIESER SATZ HAT VIELE WORTE
dieser satz hat viele worte
Dieser satz hat viele worte

oder

Dieser Satz Hat Viele Worte

- je nachdem, ob das letzte Wort ganz mitmarkiert wird oder nicht

Um ein einzelnes Wort zu formatieren, muß der Cursor ( die Einfügemarke ) nur im Wort oder am Wortanfang stehen



   +   +  = Großbuchstaben

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Tip 26     

Word 97 Tips /

Autoformatierung von Hyperlinks abstellen

Word 97 formatiert Hyperlinks ( alles, was mit "http://..." beginnt ) bereits bei der Eingabe automatisch zu aktiven Links um. Diese Funktion läßt sich auch nachträglich durch Format / Autoformat erzwingen.

Will man das Dokument jedoch in ASCII ausdrucken oder abspeichern ( "Nur Text" ) , sind diese Hyperlinks u. U. komplett verschwunden.

Die Funktion läßt sich jedoch abstellen:

• In Extras / Autokorrektur / Autoformat während der Eingabe - "Internet. . . durch Hyperlinks" deaktivieren.
  
  

• Oder später durch Markieren und    +   +  

Mit Format / Autoformat lassen sich beispielsweise als Text abgespeicherte Internet - Seiten auf ein vernünftiges Word - Format bringen, wobei Word 6 eher schlecht, Word 97 schon besser und Word 2000 noch besser arbeitet.

Sind alle Web - Adressen ( alles, was mit "http..." anfängt ) über Format / Autoformat zu Hyperlinks konvertiert worden, kann man mit Bearbeiten / Ersetzen beispielsweise über "Format: Formatvorlage: Hyperlink" mit leerem Suchfeld (!) alle Hyperlinks durch sich selbst ( "Suchtext" ) plus Absatz ( ^&^a - mit Mustervergleich ) ersetzen lassen und sie so vom Rest des Textes trennen.

Manche Formatierungen lassen sich erzwingen: *XXX* wird fett geschrieben, _XXX_ kursiv.

Dazu in Extras / Autokorrektur unter "Autoformat während der Eingabe" und "Autoformat" alle entsprechenden Funktionen aktivieren.

Falls es doch nicht geht: in Bearbeiten / Ersetzen beispielsweise _*_ durch "^&, Format: Kursiv" ersetzen lassen ( mit Mustervergleich ).

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Tip 27     

Word 97 Tips / Windows Tips

Schriften in Word

Ein Drucker kann in Word grundsätzlich nur die Schriftarten ausdrucken, die auf dem System auch vorhanden sind.

Seltene Schriftarten, die beim Ausdruck auf anderen Systemen sonst nicht angezeigt werden würden, können im Word - Dokument gespeichert werden, um sie mit dem Dokument zusammen zu verschicken ( welches sich dadurch natürlich vergrößert ):

Extras / Optionen / Speichern: True-Type-Schriften einbetten.

Wenn das Dokument nicht weiter verändert werden soll, in Word 97 zusätzlich Nur verwendete Zeichen einbetten. Das verringert die Größe der Datei.

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Tip 28     

Tabellen / Sinn und Unsinn von Tabellen

Tabellen: Wozu?

Tabellen stellen in Word eine zusätzliche Formatierung dar, d. h. es gelten in einer Tabelle grundsätzlich alle Word - Formatierungsmöglichkeiten ( mit ein paar Einschränkungen ) ; darüber hinaus ist um die jeweiligen Textabschnitte die Formatierung "Tabellenzelle" gelegt.

Das bedeutet, daß

1. normaler Text und Tabelle ineinander überführt werden können, ohne daß
   allzuviel verloren geht  

2. innerhalb Tabellenzellen weitere Textformatierungen wie Absatz,
   Numerierungen etc. möglich sind. Einige Tastenbefehle haben allerdings eine
   etwas andere Bedeutung ( 1 )   

3. das zusätzliche, übergeordnete Tabellen - Format ( 2 )    manchmal einige nette
   Funktionen erlaubt oder erleichtert ( 3 )   

4. andererseits diese zusätzliche Formatierung dazu führt, daß Text Bereiche
   ungewohnt reagieren ( 4 )   

5. Tabellen in Word hauptsächlich der optischen Gestaltung dienen ( 5 ) , nicht
   der Durchführung von Berechnungen!
   

Zwar kann man in Word Tabellen auch zum Berechnen von Werten benutzen ( über Tabelle / Formel. . . ) , aber das ist schwierig und kompliziert. Word ist nicht zum Rechnen gemacht, sondern zur sinnvollen Verarbeitung und ansprechenden Gestaltung von Texten. Jede Tabellenkalkulation wie Excel ist da besser, schneller und sicherer.

Nur soviel: in Tabelle / Formel. . .  lassen sich auch die Formate auswählen ( Währung, Prozente etc.; erstere wie voreingestellt in Start / Einstellungen / Systemsteuerung / Ländereinstellungen, z. B. EUR für Euro oder DEM für DM und in "Position" die Position der Währungsbezeichnung: vor! den Betrag ). Die mathematischen Formeln sind die üblichen:

=SUMME(ÜBER)+SUMME(ÜBER)*(16/100)

addiert zum Beispiel die Mehrwertsteuer zu einer Summe.

Anders als Excel aktualisiert Word aber die Werte nicht automatisch, sondern erst nach Markieren / Felder aktualisieren (   oder   , falls bereits in der Menüleiste )

Allerdings vermag Word ohne weiteres ganze, fertiggestellte Tabellen ( - bereiche ) aus Excel zu importieren ( über Bearbeiten / Markieren, Kopieren und Einfügen oder Einfügen / Datei - vorher in Excel die Tabelle auf "Optimale Breite" einstellen! ) und somit die Resultate einer Berechnung darzustellen - auch wenn Excel auf dem eigenen PC gar nicht installiert ist, und sogar aus höheren Excel - Versionen. Man kann in Word auch, ähnlich wie in der Serienbrief - Funktion, auf einzelne Excel - Tabellenfelder durch Verknüpfung zurückgreifen ( Bearbeiten / Kopieren und Inhalte einfügen: Verknüpfung oder Einfügen / Datei: verknüpfen ) und so die aktuellen Werte einer woanders berechneten Tabelle darstellen. Siehe dazu auch Word - Tips I

Text in Tabelle:

Um einen Text in eine Tabelle zu überführen, diesen markieren und    in der Symbolleiste drücken. ( 6 ) Allerdings ist das Resultat dann meistens einspaltig - was für die Sortierfunktion ( 7 ) günstig ist - und Word verteilt den Text nach eigenem Gutdünken auf die einzelnen Zeilen. Mehr Kontrolle über das Geschehen hat man über Tabelle / Text in Tabelle. Dort lassen sich eigene Trennzeichen ( Spaltentrenner ) bestimmen oder einführen. Tabelle vorher markieren. ( 2 )  

Als Trennzeichen eignet sich gut der Tabulator: Worte oder Textbereiche mit    trennen, genau ( ! ) markieren und dann    drücken. Allerdings kann Word bei unterschiedlich langen Zeilen nicht wissen, wie es die Daten denn nun sortieren soll. Spalten - und Zeilenzahl müssen also nach Angabe des Trennzeichens angepaßt werden. Bei ungleichmäßigen Texten stimmt allerdings die Aufteilung selten, und die Datensammlung verrutscht in Spalten und Zeilen. An den kritischen Stellen zum Ausgleich zusätzliche Trennzeichen in den Text einfügen. ( 8 )

Andersherum läßt sich auch eine Tabelle in reinen Text umwandeln: Tabelle / Tabelle in Text: trennen durch ( so lassen sich auch manchmal inkompatible .adr - Adressenverzeichnisse etc. ineinander überführen ).

In Word Flyer dreispaltig herstellen:

Es ist zwar möglich, einen echten Spaltensatz in Word über Format / Spalten zu generieren; wesentlich leichter ist es jedoch, statt Spalten Tabellen zu benutzen, da diese die Feldgröße von vornherein festlegen, während in Spalten über Einfügen / Manueller Wechsel / Spaltenwechsel der Spaltenumbruch jeweils erst festgelegt werden muß und sich der Text bei jeder späteren Änderung wieder verschiebt. Nachteil: der feste Tabellensatz läßt nur eine bestimmte Textmenge pro Feld zu.

Anbei eine fertige Vorlage zur Erzeugung von drei - und zweispaltigen Flyern

Sortieren:

Der Inhalt einer Tabelle läßt sich insgesamt oder auch in Teilen nach verschiedenen Kriterien sortieren, auch nach Datum. ( 3 )

Eine Teilsortierung läßt sich wie folgt durchführen:

1. Tabellen teilen mit Tabelle / Tabelle teilen ( das fügt zwischen die Tabellen eine Leerzeile oberhalb der Zeile ein, in der sich der Cursor ( die Einfügemarke ) befindet )

2. Einzelne Tabellen - Teile nach Wunsch über Tabelle / Sortieren nach verschiedenen Kriterien ( alphanumerisch o. a. ) sortieren lassen oder sonstwie bearbeiten

3. Die Teilung rückgängig machen durch löschen der Leerzeilen zwischen den Tabellen mit    ; die Tabelle steht jetzt wieder als Ganzes zur Verfügung.

  

• Das geht auch mit vorher nicht zueinander gehörenden Tabellen, wo diese aufeinander passen. ( 9 )

• Es lassen sich auch markierte Bereiche innerhalb einer Tabelle sortieren.

• Ganze Tabellenzeilen lassen sich auch manuell mit    +    sehr leicht und sicher verschieben. Allein dafür lohnt es sich schon manchmal eine Tabelle aufzubauen

     
NB: Der Inhalt von Tabellen läßt sich gut mit Hilfe der Datenbank - Symbolleiste behandeln ( Ansicht / Symbolleisten: Datenbank ). Klicken Sie in die Tabelle und dann auf der Datenbank - Symbolleiste auf die Schaltfläche    ( aus: Word - Tips )

Auch lassen sich so Zeilen gut durchnumerieren ( mit einer laufenden Zeilennummer versehen ):

Text in Tabelle überführen und eine zusätzliche Spalte oder Zeile einfügen. Diese Spalte oder Zeile dann über Format / Numerieren oder    automatisch durchnumerieren ( mit Zeilennummern versehen ) lassen.

Um die erzielte laufende Zeilennumerierung dauerhaft festzuhalten, die Tabelle markieren, kopieren und im Notepad - Texteditor einfügen und wieder herauskopieren ( auf diese Weise kann man generell automatische Nummerierungen etc. festlegen, die Word beim Abspeichern "als Text" verliert ).

Formate:

• Da das Gitternetz ( 5 ) nicht mit ausgedruckt wird, muß um die gewünschten Tabellen - Bereich über Format / Rahmen und Schattierungen bzw. über die entsprechende Symbolleiste ( Tabellen und Rahmen: die Symbolleiste holen durch Klick mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste ) einzeln oder in Gruppen Rahmenlinien gezogen werden.

• Um Tabellen ein ansprechendes Aussehen zu verschaffen, kann auch gleich zu Beginn sehr leicht über Tabelle / Tabelle einfügen: Assistent oder Autoformat einer Tabelle mit der gewünschten Optik erstellt werden.

• Tabelle auf der Seite zentrieren: Tabelle / Tabelle markieren, Tabelle / Tabellenhöhe und  - breite: Zeile: zentriert

• Wenn eine Tabelle über mehrere Seiten geht, kann man die erste Zeile ( oder mehrere ) als Überschrift formatieren: Tabelle / Überschrift. Diese erscheint dann automatisch auf jeder Seite am Kopf der Tabelle.  [ Aus: Word - Tips / Siehe auch in Excel ]
  
  

In den einzelnen Spalten können die Inhalte nach Wunsch unterschiedlich ausgerichtet werden. Format / Tabulator: dezimal beispielsweise richtet Zahlen nach dem Dezimalzeichen ( Komma bzw. Punkt ) aus, wenn die Währung nach Landesart formatiert wurde: in Deutschland also nach dem Komma.

Tabellenformatierungen wie auch Gitternetzlinien belegen im Arbeitsspeicher viel Platz. Sollte sich der Zwischenspeicher bei langen Tabellen weigern, alles zu kopieren, diese entfernen bzw. ausblenden. Generell gilt: Word kann Tabellen nicht im selben Umfang wie Excel verkraften.

Wenn sich in der Layout - Ansicht nach einer Seite mit Tabellen hartnäckig eine neue Seite hält: den Cursor ( die Einfügemarke ) ans Ende und    +   versuchen.

Anmerkungen:
 
 

( 1 ) Einige Tastenbefehle haben in Tabellen eine andere Funktion als außerhalb. Um die Originalfunktion zu erhalten, diese in Kombination mit    versuchen, also z. B.    +  

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( 2 ) Es ist ein Unterschied, ob nur der Inhalt einer Tabelle bzw. einer Zelle oder Zeile markiert wird ( alle Zellen ) oder ein wenig darüber hinaus ( der Bereich rechts von der Zeile ).

Eine Tabelle teilweise oder ganz markieren und    drücken löscht nur den jeweiligen Inhalt. Um eine Tabelle ganz zu entfernen, über die gesamte Tabelle hinaus markieren. Einzelne Zeile oder Spalten entfernen: Spalte oder Zeile ganz ( ! ) markieren und Tabelle / Zeile löschen bzw. Tabelle / Spalte löschen.

Markieren mit    +    ; wenn beim Markieren etwas zuviel markiert wurde:    gedrückt halten und mit    den Bereich verkleinern.

Zeilen oder Spalten einfügen über Tabelle / . . . einfügen; löschen über Tabelle / . . . löschen; Inhalte löschen mit   

Mit der Tabulator - Taste    wird in der letzten Zelle, in der nicht mehr in die nächste Zelle gesprungen werden kann, einen neue Zeile angehängt

Eine Tabelle läßt sich durch Tabelle / Tabelle teilen oberhalb des Cursors in mehrere Tabellen trennen; durch entfernen der Zwischenzeilen werden sie ( wieder ) zusammengefügt. Darauf achten, daß die Zahl und Position der Spalten erhalten bleibt!

Markiert wird die gesamte Tabelle über Tabelle / Tabelle markieren oder    +    ; Spalten und Zeilen ebenfalls über Tabelle / . . . markieren oder über einen Mausklick links von der gewünschten Zeile oder oberhalb der gewünschten Spalte.

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( 3 ) Tabellen eignen sich gut zum Sortieren. Zwar gibt es unter Tabelle den Befehl "Text sortieren" auch ohne Tabelle, aber manchmal ist die Tabelle sicherer, wenn auch schwerfälliger: Text in Tabelle überführen, sortieren lassen, dann Tabelle zurück in Text umwandeln. VORSICHT! Immer ALLE Spalten zusammenhängend markieren bzw. sortieren lassen. Sonst geht der Zusammenhang zwischen den Daten verloren: Word sortiert dann einzelne Spalten für sich.

NB: Mit der rechten Maustaste läßt sich in einer Tabellenzelle das Kontextmenü öffnen, das den Zugriff auf einige der wichtigsten Funktionen erlaubt; dieses läßt sich erweitern:

Befehle wie "Tabelle / Tabelle markieren" oder "Tabelle / Sortieren" lassen sich in das Kontextmenü eintragen ( kopieren!! ) über Extras / Anpassen / Symbolleisten / Kontextmenü durch Ziehen mit der Maus bei gedrückter    -   Taste aus dem "Tabelle" - Menü in die so erscheinende "Kontext" - Symbolleiste, am besten in alle Unterkategorien; anschließend sofort und direkt das "Anpassen" - Dialogfenster schließen ( etwas mühsam, aber es lohnt sich ). Danach muß, wenn alles richtig ist, die NORMAL.DOT neu gespeichert werden.

Auf diese Weise lassen sich in Word und Access noch andere Befehle ins Kontextmenü eintragen, aber nicht in Excel. ( Tip: PC Welt )

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( 4 ) In Tabellen wird der Tabulator    benutzt, um zur nächsten Zelle zu springen. Er bewirkt, daß die nächste Zelle vollständig markiert wird; rückwärts mit    +   

Die gewohnte Markierung von Text findet seine Grenze an der Tabellenzelle. Sobald der Text innerhalb der Zelle über das letzte Zeichen hinaus markiert wird, ist automatisch die ganze Zelle markiert und wird von Word auch als solche behandelt, d. h. das Format "Zelle" wird ggf. mitkopiert oder ausgeschnitten und eingefügt, nicht nur der Inhalt.

Das führt dazu, daß Word sich manchmal weigert, unpassende Bereiche ineinander zu kopieren (  Meldung: "Der Befehl ist mißlungen. . ." ) oder beim Kopieren den kompletten bisherigen Zelleninhalt unerwünscht überschreibt usw. Auch gelten Formatierungsanweisungen wie "Kursiv" etc. irritierenderweise plötzlich für die gesamte Zelle.

Deshalb beim Markieren immer genau zwischen markiertem Inhalt ( Text, Grafik ) und markierter Zelle unterscheiden. Auch das Bewegen des Cursors ( der Einfügemarke ) mit der Tastatur ändert sich im Verhalten und springt unter bestimmten Umständen von Zelle zu Zelle.

Mit    +    geht es zur ersten bzw. letzten Zelle einer Zeile; mit    +    in die oberste bzw. unterste Zelle einer Spalte

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( 5 ) Auch in Fussnoten, Kopf - und Fußzeilen dienen Tabellen zur Textgestaltung. Die Gitternetzlinien dienen nur der Orientierung; sie werden nicht mit ausgedruckt und können mit Tabelle / Gitternetzlinien oder dem Symbol    aus - und eingeblendet werden.

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( 6 ) Ein weiterer Druck auf    fügt eine neue ( leere! ) Zeile oder mehrere Zeilen oder Spalten ein.

Will man allerdings eine Zeile mit Inhalt sich wiederholen lassen, diese kopieren ( Markierung über den rechten Rand hinaus oder markieren mit Mausklick links von der Zeile ) und mit    +   wiederholen lassen.

Am Ende der Tabelle lassen sich mit    weitere ( leere ) Zeilen anfügen.

Soll die Überschrift der Tabelle ( nur im Druck bzw. der Layoutansicht und nur bei automatischen Seitenwechsel! ) auf der nächsten Seite automatisch wiederholt werden, die entsprechende(n) Zeile(n) markieren und mit Tabelle / Überschrift als solche kennzeichnen.

( In höheren Word - Versionen Tabelle / Überschriftzeilen wiederholen bzw. vorher Tabelle / Tabelleneigenschaften / Zeile / gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen aktivieren )

---

   

( 7 ) Tabellen eignen sich gut zum Sortieren. Siehe Anmerkung  3 .

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( 8 ) In einer Zeile werden "+"  - Zeichen automatisch als Tabellenzellen - Begrenzung genommen; beim Umwandeln von Text in Tabelle ( z. B. über    in der Symbolleiste ) verschwinden diese also; nicht wundern. Man kann das natürlich auch benutzen um absichtlich an gewünschten Stellen eine neue Tabellenzelle entstehen zu lassen.

Leichter ist es, mit der Schaltfläche    die Zahl der Zeilen und Spalten grob vorherzubestimmen.

Die einzelnen Spaltenbreiten lassen sich später mit der Maus nach Wunsch durch Anklicken der gewünschten Gitternetzlinie    verschieben. Die genaue Lage der Tabelle auf dem Papier ist allerdings nur in der Layoutansicht zu sehen.

---

   

( 9 ) In Word 6 lassen sich Tabellenzellen nur horizontal verbinden; in Word 97 / 2000 auch vertikal. Das führt u. U. zu Konflikten.

- Nächster Tip -

Tip 29     NEU!

Word 97 Tips / Allgemein - auch Word 6

Wörter zählen

Dieser kleine Tip ist es Wert, erwähnt zu werden:

Um zu zählen, wie oft ein bestimmtes Wort in einem Text vorkommt, dieses Wort über Bearbeiten / Ersetzen durch sich selbst ersetzen lassen . Im Dialogfeld wird anschließend angezeigt, wie oft das geschehen ist.

( Tip: PC Welt )

 
Weitere nützliche kleine Tips für MS Word befinden sich neuerdings hier

- Nächster Tip -

Tip 30     

Tips für MS Word II / Allgemein - auch Word 6

Ende - vorläufig. Tips Speichern und Suche.

Diese Seite wurde mit Windows 3.x / Word 6 makrogesteuert halbautomatisch in der Seriendokumentfunktion erstellt - hart an der Systemleistungsgrenze. Aber selbst das geht.

Sie wurde darüber hinaus optimiert zum sekundenschnellen Speichern unter Dateiformat: Normaltext (*.txt) - mitsamt den Tastenangaben! - in - Netscape 4x

Dazu in "Datei - Speichern unter" nur als Dateinamenserweiterung manuell ".htm" durch ".txt" ersetzen und speichern - mehr nicht. Netscape erledigt den Rest.

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© 1999 Jürgen Hinrichs

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Stichwortsuche:   Alle diese Worte (='UND') Eines dieser Worte (='ODER') in den Hilfe-Seiten in der Script-Sammlung  Wie suche ich richtig mit FreeFind? Suchbegriff(e) bitte EXAKT eingeben; ggf. mit Platzhalter abkürzen: formatieren findet nur formatieren; format* findet auch Formate, Formatierung, etc.

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