Datenbankgeführte Dokumente:
Eine Simulation

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Inhaltsverzeichnis:

Vorbemerkungen

  Merkmale datenbankgeführter Dokumente

  Schematischer Aufbau datenbankgeführter Dokumente

Simulation dieses Schemas

  Logischer Aufbau der inneren "Datenbank" - Struktur

  Grafische Darstellung der inneren "Datenbank" - Struktur

  Schematischer Aufbau der inneren "Datenbank" - Struktur

Inhalt:

 

Vorbemerkungen

Datenbankgeführte Dokumente sind in häufigem Gebrauch, besonders im E - Commerce - und im Online - Print - Bereich, beispielsweise zur Herstellung von Katalogen und Werbematerial. Das wesentliche ist:

Ein und dieselbe Information wird

• zentral gespeichert
• dezentral abgerufen und
• in verschiedenen Masken sowie
• in unterschiedlichen Medien dargestellt.

Merkmale datenbankgeführter Dokumente

1. Informationseinheiten werden in ihre Bestandteile zerlegt, diese nach formalen und inhaltlichen Kriterien geordnet und in einer Datenbank abgelegt.
   
   
2. Diese Bestandteile werden dann mit Hilfe eines Programmes je nach Bedarf neu und verschieden zusammengesetzt und dargestellt.
   
   
3. Ein Dokument ist nicht mehr ein Dokument, sondern nur noch Verpackung. Es kann mehrere Varianten desselben Dokumentes geben.

    

Schematischer Aufbau datenbankgeführter Dokumente

Information		( Passiv )		Ablage		( Aktiv )		Dokumente ( Masken )
Info 1		In				Nach		DTP - Dokument 1
Info 2		einzelne		Daten		Belieben		Dokument 2
Info 3		Bestandteile		-
Info 4		zerlegt und		Bank		zusammen-		HTML
Info 5		gesammelt		.		setzen		Dokument
								usw.

Simulation

Eine echte Datenbank steht hier nicht zur Verfügung, muß also für diese Demonstration simuliert werden; und zwar so, daß damit theoretisch sowohl Word - als auch HTML - Dokumente gefüttert werden könnten. 

1. MS Word kann Daten aus einer externen Datenquelle in eine Druckvorlage einbauen, z. B. in der Serienbrief - Funktion. ¹
    
    
2. Diese Datenquelle besteht im wesentlichen aus einer Tabelle, in der die gewünschten Informationen als Bild oder Text abgelegt sind.
    
    
3. Sowohl ASCII - Texte wie auch Bilder lassen sich über Einfügen / Feld [ Alle ] / EinfügenGrafik  bzw. EinfügenText in Word importieren ( als Feldfunktion anzeigen ), erstere unter Umständen sogar mit Format versehen.
    
    
4. Andererseits lassen sich Word - Dokumente nicht unmittelbar im Internet - Browser darstellen ( außer mit dem entsprechenden plug -in ); das wäre hier auch nicht Sinn der Sache.
    
    
5. Unformatierte ASCII - Texte können dagegen unmittelbar im Browser dargestellt werden.
    
    
6. Auf diese Weise lassen sich ohne servergestützte Hilfsprogramme HTML - Dokumente jedoch nicht aufbauen, da HTML zwar Bilder, aber keine Textelemente importieren kann.
    
    
7. Dieses Problem läßt sich jedoch mit sog. "Frames" oder "Fenster" umgehen und soll hier für die Demonstration reichen. ²
    
    
      
   1. Word aktualisiert die Dokumente nicht automatisch, wenn Daten verändert werden, sondern diese müssen jedesmal per Befehl oder Makro neu aktualisiert werden ( Alles Markieren / Taste F9  ). Des weiteren neigt MS - Word dazu, einmal eingestellte Formatierungen hin und wieder bei der nächsten Aktualisierung der Datenfelder ganz oder teilweise zu entfernen; so daß man sich in denjenigen Bereichen, in welche Daten importiert werden sollen, mit der Gestaltung derselben zurückhalten sollte.
      
      Das Dokument läßt sich anschließend vollständig als fest formatiertes Dokument abspeichern, ausdrucken und versenden, ohne daß die zugehörigen Text - und Grafik - Quellen als solche mit gespeichert werden müßten; sie befinden sich jetzt im Dokument.
      
      Das gilt auch für dynamisch erzeugte HTML - Seiten, bei denen ein Programm aus verschiedenen Versatzstücken ein Dokument jedesmal neu ( "on the fly" - das bedeutet etwa "Im Vorübergehen" ) schreibt, z. B. im on - line e - mail - Bereich.
      
           
   2. Ohne servergestützte Datenbank kennt HTML jedoch keinen Textimport.

      Der Trick ist nun, mit Hilfe der Frame - Funktion den Bildschirm in geeignet viele kleine Bereiche aufzuteilen und einzelnen Bildschirmbereichen je einen ( unformatierten ) Text zuzuordnen.

      Zu beachten ist, daß dabei im reinen Text - Modus weder die Schrift noch der Hintergrund formatiert werden kann; man ist also auf die Voreinstellungen des Betrachters angewiesen und muß sich bei der Einrichtung der Seite nach den Standard - Einstellungen des Browsers richten, was zusammen mit der Schwierigkeiten bei der Seitenaufteilung die Gestaltungsmöglichkeiten stark einschränkt. Auch muß man sich anschließend bei der Dimensionierung von Text und Grafik an die eigene Voreinstellungen der Fensterbereiche halten, um eine vollständige Anzeige zu gewährleisten.

      Das in dieser Demonstration daraus resultierende HTML - Dokument ist rein dynamisch; bei jedem Neustart zeigt es die aktuellen Daten, läßt sich aber auf Grund des modularen Aufbaus weder abspeichern noch ausdrucken; eine Eigenschaft, die es mit anderen dynamisch generierten Seiten ( Java!  ) gemein hat, wenn auch aus anderen Gründen.

Logischer Aufbau der "Datenbank" - Struktur

Durch die Einrichtung etlicher Unterverzeichnisse auf dem Server wird der innere Aufbau einer Datenbank simuliert, wobei der Inhalt jedes dieser Verzeichnisse einen eigenen "Datensatz" darstellt ( als Modell soll hier ein Bilderkatalog dienen ) .

Da bei diesem Vorgehen der Dateipfad und - name der einzelnen "Daten" in den Masken direkt angesprochen wird, sollte man sich vorher die Struktur der "Datenbank" genau überlegen. Speziell im HTML - Bereich führt jede spätere Änderung von Verzeichnis - oder Dateinamen dazu, sämtliche Verweise in den betroffenen Dokumenten überprüfen und ggf. anpassen zu müssen. Da es erfahrungsgemäß fast immer zu nachträglichen Änderungen kommt, ist es an dieser Stelle sinnvoll, die einzelnen "Datensätze" , auf die zugegriffen werden soll, d. h. alle Dateien mit dem gleichen, nicht dem selben Inhalt ( hier im Modell Bild, Preisangabe usw. ) auch alle identisch zu benennen, um spätere Fehler zu vermeiden; beispielsweise allgemein mit "bild.jpg" und "preis.txt" usw.

Die Dateien werden also nicht nach ihrem ( unterschiedlichen ) Inhalt benannt, sondern nach ihrer ( gleichen ) Funktion ( wie z. B. Bild, Preis etc. ) quasi als Umschreibung eines Datensatz - Feldnamens. Aus diesem Grund müssen diese Dateien auch idealerweise im gleichen Verzeichnis, aber in getrennten Ordnern ( Unterverzeichnissen ) untergebracht werden. So können sie später gefahrlos im Block als "Datensatz" ausgetauscht werden.

Grafische Darstellung der "Datenbank" - Struktur

 

		Unterhalb der ( Dokument - ) MASKEN liegen die Daten:
		Einmal in einer - eigentlich überflüssigen - "Quellendatenbank", auf die von der Maske nicht zugegriffen wird; sie dient lediglich dazu, die Daten sicher vorzuhalten.
		Zum Zweiten in den Ordnern der eigentlichen "Datenbank":      - Datensatz 1    - Datensatz 2   - etc.
		Hier befinden sich auch weitere veränderliche Datensätze für den gemeinsamen Zugriff

Schematischer Aufbau der "Datenbank" - Struktur

C: .
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DATENBANKGESTÜTZTE DOKUMENTE

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|________MASKEN

|________ONLINE - MASKE
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|________PRINT - MASKE

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|________DATENSAETZE IN DER BANK

 |________BILD 1

 |________BILD 2

 |________BILD . . .

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|________DATENQUELLEN

|________ DATENSATZ 1

|________ DATENSATZ 2

|________ DATENSATZ 3

|
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|________WAEHRUNG etc.

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|________( WEITERE GEMEINSAME DATEN )

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