Hier: ACCESS 2.0 (Allgemeine Grundlagen)

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Grundlagen für ACCESS 7.0

( ACCESS 97 Kursmitschrift; erfordert deshalb etwas miträtseln - Hier als PDF )

1. Datenbanken
• Aufbau einer ACCESS- Datenbank



2. Datenmodell; Datenmodellierung
   
   
3. Datensätze einrichten
   • Feldnamen vergeben
   • Felddatentypen
   • Tabellennamen vergeben
   • Tabellen erstellen aus Listboxen
   • Verbindung der Tabellen ( über Schlüsselfelder )
   • Beziehungen aufbauen
   • Tabellen hinzufügen und verknüpfen
   
   
   
4. Beziehungstypen oder -arten
   • Permanente Beziehung
   
   
   
5. Abfragen
   • Formatierungen
   • Virtuelle Abfragefelder in SQL
   • Selektive Abfragen in SQL
   • Formatierung in virtuellen Feldern
   • Eine (Ab-) Frage formulieren
   
   
   
6. Abfragearten
   
   
   1. Auswahlabfragen
      
      
      1. Projektion
         • Sortieren
         
         
         
      2. Selektion
         • Suchkriterien
         • Volltextrecherche
         • Parameter- gesteuerte Abfrage
         
         
         
   2. Aktionsabfragen
      • Tabellen Anfügen
      • Löschabfragen
      • Hinweis bei Eingabe geben
      
      
      
7. Import/ Export von Tabellen
   • Tabellen aus fremder Datenbanken importieren
   • Fremde Datenbank importieren
   • Abfragen importieren
   
   
   
8. Formulare erstellen
   • Filter
   
   
   
9. Anhang
   • Eingabehilfen
   
   
   

   
I. Datenbanken:

Es gibt nicht relationale ( hierarchische ) Datenbanksysteme ( z. B. Lidos ), welche sich eher eignen zur geordneten Speicherung eigentlich ungeordneter Information, und

relationale Datenbanksysteme:

Zum Beispiel

• Lotus Approach
• Borland dBase und Paradox
• Microsoft ACCESS

zur Aufnahme und Bearbeitung von streng geordneter Information. Diese sind keine Client - Server - Systeme, sondern erstellen komplette Dateien.

Alle folgenden Ausführungen auf diesen Seiten, soweit nicht anders beschrieben, beziehen sich auf Microsoft^® ACCESS.



    

Aufbau einer ACCESS - Datenbank:

ACCESS 7.0

• speichert alle Daten in einer einzigen .mdb - Datei, nicht wie früher in mehreren .dbf - Dateien; diese kann nur als ganzes exportiert werden; erst nach dem öffnen können einzelne Teile exportiert oder importiert werden.
  
  
• Jede ACCESS - Tabelle oder Abfrage läßt sich über das Menü aus oder in Word oder Excel importieren bzw. exportieren. Hier ein Beispiel
  
  
• ACCESS Arbeitet intern mit SQL ( = Structured Query Language, einer Programmiersprache für Datenbanken;    +   zeigt die Befehle zum editieren in SQL an )
  

• In ACCESS werden u. a. wiederkehrende Worte und Begriffe immer unter derselben Schreibweise aus einer separaten Tabelle geholt, statt sie immer neu einzutragen und auf Grund verschiedener Schreibweisen nicht mehr zu finden. Diese ( Such - ) Begriffe sind deshalb auch nur an einer Stelle zu ändern, löschen oder ergänzen.
  
  Beispielsweise werden verschiedenen Personen mit gleichem Namen verschiedene ( Schlüssel - ) Nummern zugeordnet und so eindeutig unterscheiden.
  
  
• Es sind deshalb u. a. sehr präzise Abfragen möglich.
  
  
• ACCESS ist ein Multi - User - System, d. h. es kann bei entsprechenden Konfiguration von mehreren Anwendern gleichzeitig bedient werden:
  
  
  • Es können mehrere Leute gleichzeitig Daten in eine Tabelle eingeben, ohne daß sich das gegenseitig stört, wenn dort eine automatische, fortlaufende Schlüsselvergabe eingerichtet wurde; Löschungen treten endgültig erst nach der Komprimierung über Extras / Dienstprogramme in Kraft. Gelöschte Schlüsselfeldnummern werden nicht neu vergeben!
    
    
  • "Daten aktualisieren" aktualisiert nur die angezeigten Daten; die anderen erst nach Schließen / Öffnen.
    
    
  • Spezielle Administrator - Zugriffsrechte zu sichern ist schwierig. Entweder hat niemand Zugriff oder jeder ( und kann den Aufbau verändern ).
    
    
  • Es ist manchmal klüger, mit zwei Datenbanken zu arbeiten:
    I: Datensatz und II: Datenbearbeitung; mit verschiedenen Zugriffsrechten und an verschiedenen Orten; auch aus datenschutzrechtlichen Gründen.
    
    
    

• Wenn eine Datenbank auch inhaltlich nicht mehr verändert werden soll, kann man sie in eine .mde - Datei umwandeln und somit sperren.

    
   
II. Datenmodellierung; Datenmodell

Die Daten bzw. Informationen werden in mehreren verknüpften Tabellen gespeichert, mit theoretisch unbegrenzter Größe:

• Spalten: FELD - NUMMER
• Zeilen:   DATENSATZ - NUMMER

Diese FELDER ( Spalten, Datensatzstruktur ) müssen beim Aufbau einer Datenbank definiert werden:

• Feldname
• Felddatentyp
• Feldgröße
  

Spätere Änderungen am Aufbau sind nur schwer möglich, dieser sollte also vorher gut überlegt sein. Am besten eine Skizze anfertigen. Grundfrage:

• Was will ich darstellen können?
  
  
• Redundanzen ( Mehrfachnennung ) sind unbedingt zu vermeiden!
  

• Deshalb: lieber eine Tabelle mehr als zu wenige!

n : n   bedeutet:

• Mehrere Kunden könnten denselben Artikel kaufen
  
• Mehrere Artikel könnten an verschiedene Kunden gehen

Das Problem läßt sich so jedoch in einer Datenbank nicht darstellen:

• Zwischen zwei Tabellen mit eindeutiger Zuordnung darf nur eine 1 : n - Beziehung herrschen!

Lösungsansatz hier

III. Einen neuen Datensatz einrichten ( Tabellen ):

Tabelle / Neu / Entwurfsansicht

Feldnamen vergeben:

Möglichst:

1. Kurze Feldnamen verwenden, bestehend aus
2. Ein Wort oder mehrere mit_Unterstrich_verbunden aus
3. GROSSBUCHSTABEN ( dient der Unterscheidung )
4. Nie das Wort "NAMEN" verwenden!
5. Keine Umlaute oder Sonderzeichen

Felddatentypen:

1. Alle Felder, in denen mit Zahlen nicht gerechnet werden soll, als Textfelder formatieren, auch wenn dort eine Zahlen stehen sollen!
   
   
2. Ein Feld als Primärschlüssel wählen / erstellen lassen über die automatische Vergabe ( günstig, wenn nicht durch etwas anderes bestimmt )
   
   
   
   • Menü: Schlüsselsymbol / automatisch: long integer - ohne Duplikate
     
     
     
3. Wenn sich eine zweite Tabelle auf dieses Schlüsselfeld beziehen soll, dann müssen die Felder in beiden Tabellen vom gleichen Felddatentyp sein und die gleiche Größe haben / zur besseren Übersicht möglichst auch den gleichen Namen
   
   
4. Primärschlüsselfelder immer bei permanenter Verbindung nehmen!
   
   
5. Dann  Tabelle - benennen - speichern - schließen

Tips:

1. Es gibt in Microsoft® Office etliche fertige ACESS - Datenbank-Vorlagen zum anpassen
   
   
2. Ab ACCESS 7.0 sind Hyperlinks in Tabellenfeldern zum direkten Linken von Dokumenten möglich.
   
   
3. Bei allen Änderung am Aufbau der Datenbank vorher ein Backup machen über Extras / Dienstprogramme
   
   
4. Kommentare als Memofeld formatieren ( größer, aber nicht zu indizieren! )
   

5. Indizierte Felder ( direkter Zugriff ): Alles, was je gesucht werden soll, indizieren! Alles andere nicht! ( Rechnerzeit! )
   

6. Schlüsselfelder immer indizieren!
   
   
   • Bei 1-Tabelle: OHNE Duplikat
   • Bei n-Tabelle: MIT Duplikat

    
Tabellennamen vergeben:

Möglichst: Alle Tabellen gleich, z. B. mit tbl_  ( = "table" ) beginnen lassen und klein schreiben ( dient der Unterscheidung )

Tabellen erstellen aus Listboxen: ( mit Nachschlageassistent )

Beispiel:

Eine aktualisierbare Tabelle mit Primärschlüssel erstellen für Daten, die wiederholt in einer anderen Tabelle eingetragen werden sollen


z. B:

• Geschlecht m / w oder
• Konfession,
• Kunden - Stammdaten
  etc. .
  
  - aber auch um Abfragen ( zusammengesetzte Tabellen ) zu gestalten.
  
  

1. Hier keinen gemeinsamen Primärschlüssel angeben, da keine feste Verbindung vorherrscht, sondern die Tabelle nur zum Nachschlagen dient; statt dessen aus beiden Nummernfeldern einen gemeinsamen Tabellenschlüsseln bilden lassen, damit keine Doppelerfassung eintritt.
   
   
2. Tabelle schließen.
   
   
3. In der zusammengesetzten Tabelle im entsprechenden Feld "Nachschlageassistent" eingeben; wichtig: Nur Listeneinträge!
   
   
4. Es lassen sich dann noch über "Kriterien" Sichtbarkeit und Sortierung anzeigen; dazu ein Feld mehrmals hinzufügen, Sortierkriterien festlegen und Hilfstabellen unsichtbar machen.
   
   
5. Gültigkeitsregel festlegen, z. B. Datumseinschränkungen:
   
   >Datum( )-4 Und <Datum( )+1
   
   Ergibt: heutiges Datum und bis zu drei Tage zurück .
   
   
6. Gültigkeitsmeldung: Was soll bei Fehleingabe angezeigt werden?
   
   
7. Bei Zahlfeldern: keine Formatierung vorgeben. Standard.
   
   
8. Tabellen verknüpfen.
   

Bemerkungen:

• DATUM( ) liefert das Systemdatum

Verbindung der Tabellen über gemeinsame Schlüsselfelder:

    
Voraussetzungen:

1. Felddatentyp muß gleich sein
2. Feldgröße muß gleich sein
3. Feldname sollte gleich sein

    
Primärschlüsseldokument:

Autowert / Long Integer wählen


Beispiel:

Eine Stichwort - Tabelle ( Stw_ ) einer Dokumenten - Tabelle ( Dok_ ) zuordnen

1. Erster Primärschlüssel:  Dok_Nr.  Long Integer
   
2. Zweiter Primärschlüssel:  Stw_Nr.   Long Integer
   
   
3. Zusammengefaßter Schlüssel:  die Kombination Dok_Nr. / Stw_Nr.
   Sie kann nur jeweils einmal erscheinen. Ein Stichwort wird einem Dokument also sinnvollerweise nur einmal zugeschrieben werden können.
   
   

Dazu dienen zwei Nachschlagefelder in einer weiteren, sogenannten Zuordnungs - Tabelle:

1. Dok_Nr. / "Nachschlagen" holt diese aus der Dokumenten - Tabelle
   
2. Stw_Nr. /  "Nachschlagen" holt diese aus der Stichwort - Tabelle

Technisch:

• Beide Schlüssel markieren und als gemeinsamen Schlüssel verwenden, damit jedes Stichwort pro Dokument nur ein Mal vergeben werden wird ( d. h. diese Kombination )
  
  
• Dann läßt sich diese Datenbank auch nach den Stichworten ordnen, sortieren und durchsuchen ( auch in Teilen )
  
  
• Beide Indiziert mit Duplikaten, zusammen sind sie ein Unikat

Beziehungen aufbauen:

( Permanente Verbindung, im Gegensatz zu ad - hoc )

Über Extras / Beziehungen

    
Fragliche Tabellen hinzufügen und verknüpfen:

1. Neue Tabellen über gelbes Plus im Menü öffnen
   
   
2. Entsprechende Datenfelder ( möglichst mit gleichen Namen ) im Fenster mit Drag & Drop verbinden. ( Beachte bei 1 : n was ist jeweils 1? )
   
   
3. Das ergibt eine permanente Verbindung
   
   
   • Mit referentieller Integrität: doppelte Einträge werden nicht akzeptiert -
     wichtig bei 1 : 1 Verbindungen
     
     
   • Aktualisierungsweitergabe: Automatische Weitergabe von Stammdatenänderung  - geht u. U. in beide Richtungen!
     
     
   • Löschweitergabe: System fragt nach!
     
     

   
   

4. Eine Verknüpfung läßt sich mit der rechten Maustaste wieder löschen ( diese zur Arbeitserleichterung erst mit der linken Maustaste markieren! )

IV. Beziehungstypen oder - arten ( Relationsarten )

    
A ]   1 : 1 - Beziehungen

Beispiel:

	Personaldaten
	Name, Vorname:	Natürliche Daten		Duplikate Möglich
	Personal - Nr.:	1 - malig ( Unikatfeld )		Notwendig wegen der Eindeutigkeit; eignet sich als Schlüsselfeld

Hier aus Datenschutzgründen aufgeteilt in zwei getrennte Datenbanken, so daß für den einzelnen Mitarbeiter eine unmittelbare Zuordnung der Kollegen nicht möglich ist ( nur über die gemeinsame Personalnummer ):

Auf beiden Datenbanken gibt es mehrere Datensätze, die gleich aufgebaut sein müssen. Es darf für jeden Datensatz aber nur EINEN Schlüssel geben, der jeweils mit seinem Gegenstück kompatibel, d. h.

1. gleich groß und
   
2. vom selben Felddatentyp
   
   sein muß!

Diese Trennung in verschiedene Datensätze auf verschiedene Datenbanken hat folgende Vorteile:

1. Es ist schneller
   
   
2. Es läßt sich Datenschutz aufbauen, in dem jeder nur einen Datensatz zur Verfügung gestellt kriegt, den er nicht unmittelbar mit dem anderen in Verbindung bringen kann
   
   
3. Man kann Dateien mit mehr als 256 Feldern aufbauen
   
   
4. Die Datensatzlänge ( mehrerer Felder ) kann größer als 2000 Byte sein
   
   
   • Jeden Datensatz, wenn es geht, nur 1x speichern!
     
     
   • Doppelter Datensatz: Redundanz;
     
     
   • Gefahr: widersprüchliche Daten durch Eingabefehler oder Änderungen: fehlende Datenintegrität
     
         

A ]   1 : n / n : 1 - Beziehungen

Beispiel:

Beziehungen in einer Literaturliste

Permanente Beziehung bearbeiten:

Im Fenster die rechte Maustaste auf die Verknüpfungslinie ( vorher markieren ) und die Integrität aufheben / oder die Löschweitergabe.

Achtung! Wenn man in einer Beziehung z. B. eine Feldgrösse ändern muß, weil der Platz nicht mehr ausreicht, dann muß vorher die Beziehung gelöscht werden. ( Merken, welche! )

Tip:

Bei festliegenden Werten
( Z. B. Geschlecht, Steuerklasse etc. )

• Diese nicht verknüpfen sondern über Nachschlagefeld / Werteliste manuell eintragen
  
  
• Auch zwei Spalten zur Verknüpfung sind möglich:
  z. B. Geschlecht: m = männlich  oder 1 = StKl I etc.
  
  
• Das spart eine Verbindung

V. Abfragen

Anzeige:     ! -    Symbol

Formatierungen: ( Beispiele )

    
A ]   Beispiel: Name

Virtuelle Abfragefelder in SQL:

• Gesamtname I:   [vorname]&""&[nachname]
  
• Gesamtname II:  Links([vorname];1)&"."&[nachname]

Zusammenbau von einzelnen Feldern zu kombinierten Schlüsseln oder Strings ohne Leerstellen:

In einer Abfrage in der Entwurfsansicht folgenden SQL-Ausdruck eingeben:

Ausdr1: GLÄTTEN([Excel_externe_Tabelle_vs1]![F2] & [Excel_externe_Tabelle_vs1]![F1])

• Fügt den Inhalt des Feldes 1 ( Beispiel: Nachname ) der Tabelle [Excel_externe_Tabelle_vs1] an den Inhalt des Feldes 2 ( Beispiel: Vorname ) an.
  
  
• Das Ergebnis ( hier: 'VornameNachname' ) laßt sich dann als String weiterverwenden.

----------

[Excel_externe_Tabelle_vs1] deutet an, daß dabei auch auf externe Excel - Tabellen zurück gegriffen werden kann. Diese verknüpften Excel - Tabellen werden durch Eingaben in ACCESS verändert!

Selektive Abfragen in SQL:

• Wie "b*" Oder Wie "m??er"
  
• >="A" Und <"L"
  
• Wie "204*"

Formatierung in virtuellen Feldern:

• MwSt.: Format( [gebuehr]/1,16*0,16;"#.##0,00"" DM""" )  oder
• MwSt.: Format( [gebuehr]/1,16*0,16;"#.##0,00 DM" )

Frage formulieren:

• In Feld: Nachname / Kriterien
  
  
  • [Welchen Nachnamen Suchen Sie?]
    
    
    
    

• Mit Platzhalter:
  
  
  • Wie [Bitte Anfangsbuchstabe(n) des Nachnamens]&"*"
    
    
    

  Dann werden alle Möglichkeiten angezeigt.
  

Bei Zahlen:

• Zwischen "20200" und "20399"

VI. Abfragearten:

1. Auswahlabfragen
   
   • Projektion
     
   • Selektion
     
     
2. Aktionsabfragen
   

1. ^ Auswahlabfragen

( Eine Auswahl nach bestimmten Kriterien; Kombination ist möglich )

Auswahl / Neu / Entwurf / Hinzufügen / Schließen

Abfrage gestalten: Entweder mit Doppelklick, durch Ziehen oder eine Listbox im Tabellenkopf; dann speichern unter ( beispielsweise ) qry_xyz ( = "query" )

a ) ^ Projektion: Anzeige ausgewählter Spalten ( = Felder )

Möglich: Hinzufügen von virtuellen Feldern ( momentan berechneten Feldern ), wie z. B. Gesamtname kombiniert aus verschiedenen einzelnen Datensätzen ( Feld: Vorname + Feld: Nachname ).

Virtuelle Felder und Abfragen existieren nicht real in der Datenbank, können aber gesucht werden, jedoch nicht indiziert! Wenn nötig, hier neue reale Felder bauen lassen. Auch geeignet für Anreden etc. ( Siehe Beispiel Name weiter oben )

    
B ]   Beispiel Zahl:

Format: Währung / Dezimalstellen 2 / Indiziert / Duplikate möglich

Hier kann nichts direkt berechnet werden. Wohl aber entweder über eine Aktualisierungsabfrage ( immer, wenn Werte aktualisiert werden sollen ) - hier z. B. mit der Formel ([gebuehr]/116*16) in Aktualisieren - oder über ein Makro.

Aktualisierungsabfragen über Nachschlageassistenten als ( beispielsweise ) upd_xyz ( = "update" ) speichern.

    
Tip:

• Abfragen - wie auch Tabellen - OHNE Assistenten erstellen!
  Immer über Neu / Entwurfsansicht
  
  
• Dagegen: Formulare und Berichte immer MIT Assistenten erstellen.

Sortieren:

• nach: I. u. II. Kriterium;

  
  Felder: In Reihenfolge von links nach rechts einbauen; evtl. doppelt eintragen ( zur weiteren Sortierung ), diese dann aber nicht eintragen lassen, ebenso wie notwendige Schlüsselfelder etc. Virtuelles ( berechnetes ) Feld dahinter.

b ) ^ Selektion: Anzeige ausgewählter Zeilen ( = Datensätze )

Kriterium: auswählen, z. B. "1" ( Fachgebiet = englisch ); dann speichern unter: ( beispielsweise ) sel_xyz ( = "Selection" ).
Selektionsabfragen nur als Basis für die Sortierung einer anderen Tabelle erstellen!

Weitere Abfragen: in der Selektionsabfrage im Entwurfsmodus das Kriterium ändern und neu abspeichern.

1. Liste als Tabelle abfragen ( Auswahl ), erstellen und sortieren lassen. ( bspw.: "Teilnehmer" )
   
   
2. Dann in der Zieltabelle ( der zu sortierende Tabelle ) das Feld ( bspw.: "Teilnehmer" ) öffnen und über Nachschlageassistent auswählen.

    
Tips:

• Achtung! Namen der Basis - Abfrage ( in welcher sind sie sortiert? ) nicht ändern, sonst findet ACCESS sie nicht mehr!
  
  
• Mehrere Selektionen: bspw.  1 ODER 16
  ( nicht "UND" ! UND ist eine Einschränkung { = Nur wenn beide Bedingungen gegeben sind } )
  
  
• Zwei - Tabellen - Abfrage: einfach mehrere öffnen.

Suchkriterien:

Suchkriterien wie > , < , > = , und, oder, nicht sind alle kombinierbar mit "und" ; sowie "istnull"; Operatoren nicht trennen ( ohne Leerstellen arbeiten! ) z. B. "odernichtistnull"

    
Volltextrecherche:

Kombinationen: wie"*"&[WonachsuchenSie?]&"*" ergibt Volltextrecherche mit Abfrage; das geht auch in einem Memo - Feld!

    
Tips:

• Stichworte ( Suchbegriffe ) indexieren, ohne Duplikate, damit sie in der Nachschlage - Liste nur einmal auftauchen und so immer gleich geschrieben werden - also mit Nachschlageassistent erstellen.
  
  
• Auch in einer Zuordnung zur Haupttabelle ohne Duplikate angeben, damit diese jeweils nur einmal zugeordnet wird - also mit zusammengesetztem Primärschlüssel.

    
Parameter - gesteuerte Abfrage:

• Ein etwas jeckes Beispiel: unter Kriterium bei "Ort": [Vorname] ergibt: alle Leute, deren Vorname identisch ist mit dem Ortsnamen [ = Feldnamen ] !
  
  
• Eine Frage, z. B. formuliert in Ort / Kriterien: [Welchen Ort suchen Sie?] ergibt ein Dialogfeld
  
  
• Bei Zahlen: < zwischen x und y >

2. ^ Aktionsabfragen

Z. B. : Alle Teilnehmer eines Ortes

1. Ort / Kriterium: Hamburg
2. Dann Menü / Abfrage: Tabelle erstellen

Unterscheidungsvorschläge:

Tabellenerstellung: cre_xyz

Löschabfragen: del_xyz

Anfügeabfragen: app_xyz

Aktualisierungsabfrage: upd_xyz

Tabellen Anfügen:

Geht nur, wenn die Felder absolut gleich aufgebaut sind. Löscht nicht die Originaltabelle.

Löschabfragen:

Bei Datenintegrität löscht ACCESS nur die Daten, die NICHT zu anderen Tabellen in permanenter Beziehungen stehen;

    
Hinweise bei Eingabe geben:

Zwischen [Bitte erste Postleitzahl eingeben] und [Bitte letzte Postleitzahl eingeben]

• Das geht schon in der Tabelle, aber höherer Eingabekomfort über Formulare ( s.u. )

Bei Aktualisierungsabfragen:

Formel in das Feld "Aktualisieren",  z. B.:  [GEBUEHR]/116*16

Bei Stichwortabfragen:

Wie "*"&[Stichwort oder Teilstichwort ?]&"*"

VII. Import / Export von Tabellen:

Tabellen aus fremder Datenbanken importieren:

Tabellen / Neu / Verknüpfen - aus anderer Datenbank importieren

    
Fremde Datenbank importieren:

= eingehende Tabellen - auch aus anderen Datenbanken;

• Neue Werte eintragen: möglich
  
  
• Entwurf ändern: nicht möglich

    
Abfragen importieren:

= über Tabellen / Neu / Importieren

• Datenbank - Tabellen lassen sich im Entwurf verändern
  
  
• In eingebundenen Tabellen kann von Mehreren gleichzeitig gearbeitet werden, wenn ein Autowert enthalten ist ( zählt die Einträge automatisch hoch und sperrt diese Nummer für weitere Einträge )

VIII. Formulare erstellen

    
Über Assistenten:

a ) Autoformular Datenblatt

Listbox, dann: Formularansicht

b ) Formular Assistent ( mit Auswahl )

In Blöcken

Tips:

• Größe in der Entwurfsansicht einstellen
  
  
• Ebenso wie Plazierung
  
  
• Ansicht / Aktivierreihenfolge / ( Reihenfolge )
  
  
• Ausrichtung: mit    + Anklicken Gruppen bilden und über Format ausrichten  / oder rechte Maustaste; auch trennen, neu beschriften, etc. etc.
  
  
• Auch: mit Doppelklick oder rechter Maustaste: Eigenschaften / Daten lassen sich Gültigkeitsregeln definieren, welche die Tabelleneigenschaften weiter einschränken.
  ( aktiviert / gesperrt Eingabe: ja / nein ) Durch Linksklick Listbox erzeugen.
  
   
• Ecke links oben: für das ganze Formular; Daten / Datenherkunft ( aus Anfrage u. a. )
  
  
• Einschränkungen sind möglich; Statuszeile beachten.

    
Formulare - Entwurfsansicht:

• Eigenschaften des Formulars: Knöpfchen oben rechts in der Ecke der Entwurfsansicht, wie bei Excel für "alles markieren" - dort über rechte Maustaste: Eigenschaften
  
  
• Buttons und Rahmen arrangieren: Format ( vorher die gewünschten Bereiche markieren! Mehrere mit    )
  
  
• Beschriftungsformate übertragen: mit Pinsel, wie in Word.
  
  
• Ansicht / Aktivierreihenfolge: Die Tabulator - Reihenfolge läßt sich hier ändern
  
  
• Generierte Schaltflächen - wie auch Makros - benötigen einen Namen: z. B. btn_quit ( um ACCESS zu beenden z. B. ); diese gelten aber nur für das jeweilige Formular und müssen deshalb immer neu erzeugt werden.
  
  
• Ein Button ( Schaltfläche ) basiert immer auf einer Ereignisprozedur, diese wird über  rechte Maustaste / Eigenschaften angezeigt
  
  
• Man kann eine Befehlsschaltfläche aufbauen: bspw. "Stichworte" ; öffnet das Formular "Stichworte" zum eintragen von neuen Stichworten; darin "Formular Schließen" ; schließt dieses wieder und sichert so den Eintrag.
  
  
  Allerdings müßte dieser dann noch in der Auswahlliste des ersten Formulars aktualisiert werden, wie etwa    in Word oder   im Explorer; dieses geht jedoch nur über ein kompliziertes Makro.
  

• Formulare basieren immer auf einer einzigen Tabelle; will man zwei oder mehr Tabellen ansprechen, um z. B. in einer Auswahlliste Einträge zu ändern, dann braucht man unbedingt ein Makro und eine Schaltfläche / ein Ereignis um dieses zu aktualisieren. Ebenfalls sehr kompliziert.
  
  
• Neue Datensätze lassen sich nur über "Neuer Datensatz" im Menü erzeugen; sonst werden alte überschrieben.
  
  
• Formulare verbinden: Toolbox anklicken: Gebundene / ungebundene:
  gebunden an = xyz; entspricht einer Abfrage von Feldern

Zusätze

    
Unterformular:

Z.B.: sub_xyz


Unterformulare im Hauptformular - am besten noch durch Registerkarten von einander getrennt - dienen nur dazu, andere Datensätze anzuzeigen, z. B. weiter zugeordnete Datensätze oder Abfragen / Datenzusammenstellungen. Unterformulare werden am besten aus der Toolbox geholt.

     Filter:

Filtert einzelne Datensätze heraus.

• Einbau: ein ungebundenes Steuerelement einfügen in einem Formular für eine Abfrage des gewünschten Datensatzes; der Filter muß extra definiert werden. Z. B. : Einfügen / Kombinationsfeld ( über Toolbox ); Namen: xy
  
  
• Auch:  Makro / Neu / Anwenden Filter / Erstellen und benennen ( Rechte Maustaste / Eigenschaften )
  
  
• Dann: Formular / Ungebundenes Feld / Rechte Maustaste / Eigenschaften / Ereignis / Noch Aktualisieren: Makroname eingeben / in SQL: Aktualisieren = "requery"
  
  
• Der Filter läßt sich später im Menü ( Symbol: Trichter ) aktivieren / deaktivieren
  
      

Anhang

• Formulare über den Assistenten immer erst am Schluß erstellen
  
  
• Duplikate ( beim Zusammenführen von Dateien z. B. ) lassen sich ganz einfach über den Abfrage - Assistenten finden
  
  
• Gültigkeitsregeln gelten ENTWEDER für einzelne Felder für sich allein ODER aber zwischen Feldern, aber dann für die ganze Tabelle ( Tabellen / Eigenschaften )

Eingabehilfen:

1. In den Formularen angeben, wo Eingaben zwingend erforderlich sind: evtl. farbig unterlegen.
   
   
2. Feldeigenschaften / Standardwert / Funktion / = DATUM( ) ergibt das Eingabedatum ( Systemdatum ).
   
   
3. Lieber eine spezielle Verknüpfungstabelle mehr mit kombinierten Schlüssel als eine zu wenig.
   
   
4. Man kann alle Tabellen ausblenden ( nicht unbedingt die Auswahllisten liste_xy.. ) und mit Extras / Optionen / Ansicht wieder sichtbar machen. Dadurch sind weniger Fehleingaben möglich.
   
   
5. Daten - Eingabe und Ausgabe nur über Formulare und Berichte.
   
   Um mehrere Berichte im gleichen Stil abliefern zu können, diesen im Entwurfsmodus unter "Format" als eigenes Autoformat abspeichern. Danach neue Berichte ( "Neu" ) mit Assistent erstellen lassen und mit der Vorlage formatieren. Das gelingt nur bedingt; aber wenn wie hier die abgefragte Datenbank die gleiche Struktur hat wie die der Vorlage, dann kann man die Vorlage im Entwurfsmodus komplett markieren und kopieren, dann den Zielbericht ebenfalls im Entwurfsmodus komplett markieren, löschen und ersetzen.
   
   Auch das gelingt nur bedingt, hilft aber schon mal weiter.
   
   Berichte haben aber den Nachteil, daß sie alles hintereinanderweg schreiben und von der Feldmenge her begrenzt sind. Will man mehrere Blätter, so in MICROSOFT® Word Serienbrief exportieren. Das geht auch aus Abfragen und in Excel, auch wenn die Datenbank nicht geöffnet ist.
   
   
6. Das Eingabeformat bei Daten ist nicht unbedingt gleich dem Ausgabeformat ( verändert durch den Editor ).
   
   Bei Datum:
   
   

   "0" = 0 - 9 bedeutet: Eingabe erforderlich
   "9" = 0 - 9 oder leer bedeutet: Eingabe nicht erforderlich
   " / " bedeutet: Trennzeichen
   Also: 00/00/00;0 ( ";0" ist optional, speichert auch die Literalzeichen )
   
   

   
   

7. Abfragen funktionieren nur, wenn man ihnen auch was zum abfragen gibt ( Datensätze eingeben! )
   
   
8. Man kann durchaus eine verknüpfte Tabelle als Auswahlliste nehmen.
       
   

In Eingabeformularen:

• Auch bei "Ohne Duplikate" ist es bei langen Namen nicht gewährt, daß nicht doch Duplikate erscheinen ( Fehleingaben )
  
  
• Außerdem kommt die Fehlermeldung erst nach Eingabe aller Daten ganz zum Schluß
  
  
• Also unter die Eingabemaske eine Auswahlabfrage mit " wie *X* " dreizeilig erscheinen lassen; zur, allerdings von der Eingabe unabhängigen, Suche.
  

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© 1999 Jürgen Hinrichs

http://erleuchtet.kilu.de/hilfe/index-g.htm

Stichwortsuche:   Alle diese Worte (='UND') Eines dieser Worte (='ODER') in den Hilfe-Seiten in der Script-Sammlung  Wie suche ich richtig mit FreeFind? Suchbegriff(e) bitte EXAKT eingeben; ggf. mit Platzhalter abkürzen: formatieren findet nur formatieren; format* findet auch Formate, Formatierung, etc.

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